Zo organiseer je een tentoonstellingsopening

Begin minstens zes weken vooraf met de datum, het programma en de zaalindeling. Leg daarna de openingstijden, catering, sprekers en uitnodigingen vast, zodat je weet hoeveel bezoekers en voorzieningen je moet voorbereiden. In de laatste twee weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en perscontacten en maak je naamkaartjes, routebordjes en kunstwerklabels gereed. Plan het ophangen van kunstwerken en de techniek vóór de ontvangst van gasten, niet op dezelfde tijd als het openingswoord.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kunstwerken en zaalindeling bepalen
2 personen
3
Openingstijden met locatie bevestigen
4
Catering en drank reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Pers en genodigden benaderen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programma en routebordjes maken
14
Kunstwerklabels controleren
2 personen
15
Prijs- en verkoopinformatie printen
16
Sprekers en openingswoord bevestigen
17
Muziekselectie samenstellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Verse hapjes inkopen
2 personen
21
Kunstwerken veilig aanvoeren
3 personen
22
Zaal volledig vrijmaken
2 personen
23
Expositiewanden controleren
2 personen
24
Kunstwerken ophangen
3 personen
25
Sculpturen en objecten plaatsen
3 personen
26
Kunstwerklabels ophangen
2 personen
27
Verlichting op kunstwerken richten
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
34
Achtergrondmuziek instellen
35
Toilet- en publieksruimtes controleren
2 personen
36
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
37
Teambriefing geven
4 personen

Event

38
Gasten ontvangen
3 personen
39
Aanmeldingen afvinken
2 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Garderobe beheren
2 personen
42
Gasten naar expositie begeleiden
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Openingswoord aankondigen
46
Openingswoord verzorgen
2 personen
47
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Koffie en thee bijvullen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
53
Verkoopinformatie verstrekken
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
55
Garderobe uitgeven
2 personen
56
Muziek en ontvangst afsluiten

Nazorg

57
Cateringrestanten veilig verpakken
2 personen
58
Kunstwerken controleren
2 personen
59
Kunstwerken afdekken
3 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Kunstwerken terugplaatsen
3 personen
68
Materialen inventariseren
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opbergen
71
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Servies

Glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Ladderaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Meetlintenaantal 2
Draadtangaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kleefstripsaantal 4
Schilderijhakenaantal 40
Plantendecoratieaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Fotolijststandaardsaantal 12

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Registratie

Clipboardmappenaantal 4
Balpennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 120
Programmaflyersaantal 150
Kassa of geldkist
Betaalterminal
Bezoekersboek

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
EHBO-kit
Kabelmattenaantal 8
Nitrilhandschoenenaantal 2

Tips

Werk eerst de zaalindeling uit met kunstwerken, sculpturen, publieksroute, stoelen en cateringtafels. Controleer daarna met een meetlint of doorgangen vrij blijven en markeer plaatsen die je met afzetpalen moet begrenzen.
Stuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit het aanmeldformulier zeven dagen voor de opening. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor naamkaartjes, catering en de indeling van stoelen en garderoberekken.
Bestel catering op basis van de bevestigde aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of glazen, serveerschalen, bestek en koeling aanwezig zijn.
Plan het aanvoeren en ophangen van kunstwerken minimaal één dag vóór de opening. Controleer elk label, de prijs- en verkoopinformatie en de bevestiging van sculpturen voordat je de zaal vrijgeeft.
Test microfoon, draadloze speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens twee uur vooraf op de plek waar het openingswoord plaatsvindt. Zet ladder, gereedschap en kleefstrips klaar voor kleine correcties, maar haal los materiaal vóór ontvangst uit het zicht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een tentoonstellingsopening?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, programma, zaalindeling en openingstijden. Verstuur uitnodigingen circa vier weken vooraf en rond gastenlijst, dieetwensen en catering uiterlijk zeven dagen voor de opening af.
Hoeveel drank heb je nodig bij een tentoonstellingsopening?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Tel daarnaast koffie en thee mee voor ongeveer een derde van de gasten en houd extra water beschikbaar voor de hele duur van het programma.
Wanneer hang je kunstwerken op voor de opening?: Voer de kunstwerken minimaal één dag vooraf veilig aan en hang ze daarna op. Zo houd je op de dag zelf nog tijd over voor labels, prijsinformatie, belichting, routebordjes en een controle van de publieksroute.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een tentoonstellingsopening?: Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vóór de opening. Sluit het aanmeldformulier zeven dagen vooraf, zodat je de definitieve gastenlijst, naamkaartjes, catering en dieetwensen tijdig kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.