Comment organiser l’ouverture d’une exposition

Une ouverture d’exposition se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et la circulation dans la salle, puis les invitations et la logistique d’accueil. Prévoyez assez tôt le transport et l’accrochage des œuvres, les étiquettes, les badges et les informations de vente. Les inscriptions servent aussi à connaître les besoins alimentaires et à établir une liste définitive. Le jour J, gardez du temps pour les derniers réglages, les intervenants et les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les œuvres et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Confirmer les horaires d’ouverture avec le lieu
4
Réserver le catering et les boissons
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Contacter la presse et les invités
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la liste définitive des invités
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Créer le programme et les panneaux de direction
14
Vérifier les étiquettes des œuvres d’art
2 personnes
15
Imprimer les informations sur les prix et les ventes
16
Confirmer les intervenants et le mot d'ouverture
17
Composer la sélection musicale
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Acheter des amuse-bouches frais
2 personnes
21
Acheminer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
22
Libérer entièrement la salle
2 personnes
23
Vérifier les panneaux d’exposition
2 personnes
24
Accrocher les œuvres
3 personnes
25
Installer les sculptures et les objets
3 personnes
26
Accrocher les étiquettes des œuvres d’art
2 personnes
27
Diriger l’éclairage sur les œuvres d’art
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
3 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Régler la musique d'ambiance
35
Vérifier les toilettes et les espaces publics
2 personnes
36
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
37
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

38
Accueillir les invités
3 personnes
39
Cocher les inscriptions
2 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Gérer le vestiaire
2 personnes
42
Accompagner les invités à l’exposition
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Annoncer le mot d’ouverture
46
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
47
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
53
Fournir les informations de vente
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
55
Distribuer le vestiaire
2 personnes
56
Clôturer la musique et l’accueil

Suivi

57
Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
2 personnes
58
Contrôler les œuvres
2 personnes
59
Couvrir les œuvres d'art
3 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Remettre les œuvres en place
3 personnes
68
Inventorier le matériel
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les courses restantes
71
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte sans filqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Échelleqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 2
Pince à filqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Bandes adhésivesqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Décoration végétaleqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Supports pour cadres photoqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Inscription

Chemises à pinceqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 120
Flyers du programmeqté 150
Caisse ou caisse à argent
Terminal de paiement
Livre d'or

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8
Gants en nitrileqté 2

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le programme avant d’inviter qui que ce soit. Bloquez aussi le temps nécessaire au discours d’ouverture et à l’installation des œuvres.
Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et fixez une date limite, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors relancer les invités et traiter les besoins alimentaires sans improviser.
Organisez la salle avant l’arrivée des œuvres : libérez entièrement l’espace, vérifiez les panneaux, puis prévoyez l’accrochage, les sculptures et les objets dans l’ordre de visite. Gardez une échelle, des mètres rubans et une boîte à outils sur place.
Préparez les éléments que les visiteurs cherchent dès l’entrée : badges nominatifs, programme, panneaux de direction, étiquettes lisibles et informations sur les prix et les ventes. Imprimez au moins quelques exemplaires supplémentaires de chaque document.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis adaptez selon la durée. Installez les verres, les plateaux, les glaçons, les machines à café et les thermos avant l’arrivée du public, plutôt que pendant le discours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une ouverture d’exposition ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de confirmer les quantités de boissons, les besoins alimentaires et la liste des invités.
Combien de boissons prévoir pour un vernissage ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons supplémentaires par heure. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour éviter une rupture pendant l’accueil.
Quand installer les œuvres avant l’ouverture ?: Organisez l’acheminement et l’installation au moins 1 jour avant l’ouverture si la salle le permet. Gardez ensuite 2 à 3 heures le jour J pour vérifier l’accrochage, les étiquettes, l’éclairage et la circulation.
Quand préparer les badges et les documents de l’exposition ?: Préparez les badges, le programme, les panneaux de direction et les informations de vente dès que la liste définitive des invités et des œuvres est arrêtée. Terminez l’impression au plus tard la veille et prévoyez 10 % d’exemplaires en plus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.