Erbe-Festival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erbe-Festival verbindet Vorträge, Handwerksvorführungen und Musik mit praktischer Organisation vor Ort. Plane zuerst Datum, Veranstaltungsort und Programm, bevor du Einladungen und Online-Ankündigungen veröffentlichst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherungsunterlagen, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. Kurz vor dem Festival zählen bestätigte Lieferungen, gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein klarer Aufbauplan für Zelte, Bühne und Sitzplätze.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Referenten zum Kulturerbe festlegen
2 Personen
Handwerksvorführungen festhalten
2 Personen
Musikauftritte festhalten
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherungspapiere prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festival online veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegbeschreibung erstellen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Zeltstandorte abstecken
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Ausstellung einrichten
4 Personen
Kulturobjekte aufstellen
4 Personen
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
Demotische aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Bar und Buffet vorbereiten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
3 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Führungen begleiten
3 Personen
Handwerksvorführungen betreuen
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Vorträge ankündigen
Musikauftritte betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Lichtniveau prüfen
Letzten Programmpunkt ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Ausstellung abbauen
4 Personen
Kulturgüter sicher verpacken
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Location fegen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Fundstücke aufbewahren
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TerrassenheizerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 150
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Historische BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischnummernAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
KleberAnz. 8
Doppelseitiges KlebebandAnz. 10
SeilrollenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Informationen

ProgrammhefteAnz. 220
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 24
RegistrierungsformulareAnz. 200
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10
ArmbänderAnz. 220
RoutenpläneAnz. 150
Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 50
MarkerAnz. 12

Ausstellung

PräsentationspaneeleAnz. 16
VitrinenschränkeAnz. 4
ObjektständerAnz. 20
ObjektetikettenAnz. 60
BaumwollhandschuheAnz. 20
ArchivboxenAnz. 12
LupeAnz. 10

Workshop

WerkbänkeAnz. 6
WerkbankmattenAnz. 6
HolzbrettchenAnz. 100
BastelpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
ScherenAnz. 25
KlebestifteAnz. 40
PinselAnz. 30
AcrylfarbeAnz. 20
SchutzschürzenAnz. 30
ArbeitshandschuheAnz. 30
EimerAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
WischmopsAnz. 4
Eimer für die ReinigungAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
WarnschilderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Werkzeug

AkkuschrauberAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 3
HammerAnz. 3
ZangenAnz. 4
RollmaßeAnz. 3
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
BodenankerAnz. 40
GummihämmerAnz. 4

Verkehr

VerkehrskegelAnz. 12
ParkschilderAnz. 8
FahrradständerAnz. 4
BesucherabsperrungenAnz. 10

Tipps

Lege Programm und Mitwirkende früh fest: Referenten zum Kulturerbe, Handwerksvorführungen und Musikauftritte sollten vor dem Druck des Programms bestätigt sein. Plane zusätzlich Zeit für Änderungen und die Abstimmung der Ernährungswünsche ein.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungspapiere mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne diese Unterlagen können Aufbau, Vorführungen oder der Einsatz von Ton- und Bühnentechnik kurzfristig gefährdet sein.
Teile Freiwillige nicht erst am Veranstaltungstag ein. Weise jeder Person eine konkrete Aufgabe für Einlass, Verpflegung, Technik, Wegweisung oder Abbau zu und verschicke den Einsatzplan spätestens einige Tage vorher.
Plane die Ausstattung nach Bereichen: Zelte und Sitzmöbel für Besucher, Bühnenelemente und Tonmischpult für Auftritte sowie Kühlboxen, Kühlschränke und Warmhaltebehälter für die Verpflegung. Prüfe Verlängerungskabel und Mikrofonständer vor dem Aufbau.
Kontrolliere Wettervorhersage, Lieferungen und Einkaufsliste am Vortag. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein, Snacks bereitstehen und die Zeltstandorte markiert sein, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erbe-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Programm, Genehmigungen, Referenten, Handwerksvorführungen, Musik und freiwillige Helfer noch zuverlässig koordinieren.
Wann müssen Einladungen und Poster für ein Erbe-Festival verschickt werden?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival und verteile Poster spätestens 3 Wochen vorher. So bleibt Zeit, Anmeldungen, Reservierungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Wie viele Helfer braucht ein Erbe-Festival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Einlass, Programm, Technik, Verpflegung und Aufbau. Bei mehreren parallelen Vorführungen oder Musikauftritten sollte jeder zusätzliche Programmpunkt mindestens eine eigene Betreuung erhalten.
Was muss am Tag vor dem Erbe-Festival geprüft werden?: Prüfe am Vortag Wetter, Lieferungen, Einkaufsliste, Technik und die markierten Zeltstandorte. Kühlschränke und Kühlboxen können vorbereitet, Getränke gekühlt und Namensschilder sowie gedruckte Programme vollständig bereitgelegt werden.

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