Einkaufsliste für eine Ausstellungseröffnung
Bei einer Ausstellungseröffnung brauchst du mehr als Getränke und Snacks. Am Empfang müssen Namensschilder, Gästebuch und Stifte bereitliegen, während Gläser, Teller und Servierbesteck für den ersten Andrang ausreichen sollten. Für die Präsentation zählen außerdem Bildunterschriften, Wandhaken, Sockel und gutes Licht. Plane Technik, Kühlung und Frischprodukte spätestens am Vortag; empfindliche Kunstwerke und die Beschilderung prüfst du am Veranstaltungstag noch einmal.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstellung
- PräsentationssockelAnz. 8
- WandhakenAnz. 30
- Kunstwerk-EtikettenAnz. 80
- BildschonerAnz. 8
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
Ausstattung
- Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 20
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Gästebuch
- KugelschreiberhalterAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 80
- Schilderständer für die RouteAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Prosecco - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Spa Blauw - 36 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Orangensaft - 12 Liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Zitronen - 2 Kilo
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Karotten - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzige Cracker - 10 Packungen
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Brotstangen - 8 Packungen
- Pesto - 4 Gläser
- Senf - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Servietten - 400 Stück
- Kaffeebecher - 150 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens 2 Weingläser oder Wassergläser ein, wenn du nicht laufend spülen kannst. Für den Empfang sind zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve sinnvoll.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher. Teile die Getränke auf mehrere Kühlboxen auf, damit eine einzelne geöffnete Box nicht den gesamten Empfang verlangsamt.
- Lege für je 25 Gäste mindestens einen Servierlöffel und eine Servierzange bereit; für größere Buffets sind zwei bis drei Serviertabletts deutlich praktischer als ein einziges.
- Prüfe Wandhaken, Präsentationssockel und Kunstwerk-Etiketten spätestens am Vortag. Fehlende Beschriftungen oder ungeeignete Befestigungen lassen sich kurz vor der Eröffnung nur schwer ersetzen.
- Teste Lautsprecher, kabelloses Mikrofon und Verlängerungskabel 60 Minuten vor Einlass. Sichere Kabel mit Kabelmatten und stelle Abfallbehälter dort auf, wo Gläser und Teller ausgegeben werden.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Ausstellungseröffnung zu kaufen?
- Für den Empfang brauchst du Getränke, Weingläser, Wassergläser, Teller, Gabeln und Servierbesteck. Ergänze Mobiliar, Kühlboxen, Kaffeemaschine oder Wasserkocher sowie Beschriftungen, Wandhaken und Technik.
- Wie viele Gläser brauche ich für eine Vernissage?
- Rechne mit 2 Gläsern pro angemeldeter Person, wenn nicht zwischendurch gespült wird. Kaufe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, also zum Beispiel 55 Gläser für 25 Gäste.
- Wann sollte ich Getränke und Frischprodukte besorgen?
- Getränke kannst du 1 bis 2 Tage vorher einkaufen und mindestens 4 Stunden vor Beginn kühlen. Frischprodukte kontrollierst und besorgst du am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend.
- Welche Technik brauche ich für eine Ausstellungseröffnung?
- Für eine kurze Begrüßung reichen meist Lautsprecher und ein kabelloses Mikrofon. Teste die Anlage spätestens 60 Minuten vor dem Einlass und nimm passende Verlängerungskabel sowie Kabelmatten mit.
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