Eine Ausstellungseröffnung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Ausstellungseröffnung müssen Kunstwerke, Gäste und Ablauf gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Gästeliste und Einladungen, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. Danach folgen Catering, Führungen, Eröffnungstext und die Prüfung von Kunstwerken und Bildunterschriften. Am Veranstaltungstag zählen klare Zeitfenster: Technik testen, Licht ausrichten, Empfang einrichten und Getränke rechtzeitig kühlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Catering bestellen
6
Führungen planen
2 Personen
7
Eröffnungstext vorbereiten
8
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
9
Bildunterschriften prüfen
2 Personen
10
Technik testen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Frischprodukte kontrollieren
14
Location öffnen
2 Personen
15
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
16
Tische aufstellen
3 Personen
17
Stühle aufstellen
2 Personen
18
Empfangstisch einrichten
2 Personen
19
Namensschilder bereitlegen
20
Dekoration aufhängen
2 Personen
21
Licht auf Kunstwerke richten
2 Personen
22
Beschallungsanlage testen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Buffet aufbauen
3 Personen
25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
27
Teambriefing durchführen
6 Personen

Event

28
Gäste empfangen
3 Personen
29
Anmeldungen abhaken
2 Personen
30
Garderobe verwalten
2 Personen
31
Getränke servieren
3 Personen
32
Snacks servieren
3 Personen
33
Eröffnungsrede halten
2 Personen
34
Führungen geben
3 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Buffet auffüllen
2 Personen
37
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Reste sicher verstauen
2 Personen
39
Geschirr abwaschen
3 Personen
40
Abfall sammeln
2 Personen
41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
42
Dekoration entfernen
2 Personen
43
Location reinigen
3 Personen
44
Geräte ausschalten
2 Personen
45
Kunstwerke abschließen
2 Personen
46
Benötigte Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 6
StühleAnz. 40
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstellung

PräsentationssockelAnz. 8
WandhakenAnz. 30
Kunstwerk-EtikettenAnz. 80
BildschonerAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 80
WassergläserAnz. 60
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4

Ausstattung

Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
Gästebuch
KugelschreiberhalterAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 80
Schilderständer für die RouteAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Führungen und den Eröffnungstext mindestens eine Woche vorher. Lege außerdem fest, wer die Gäste begrüßt und wer Fragen zu den Kunstwerken beantwortet.
Prüfe jedes Kunstwerk zweimal: einmal vor dem Aufbau und ein zweites Mal nach dem Aufhängen. Bildunterschriften, Wandhaken und Präsentationssockel werden sonst leicht erst kurz vor Einlass kontrolliert.
Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon spätestens 60 Minuten vor Beginn. Verstaue Verlängerungskabel unter Kabelmatten, damit der Empfangs- und Rundgangsbereich frei bleibt.
Richte den Empfangstisch vor dem Eintreffen der Gäste ein: Namensschilder, Gästebuch und Kugelschreiber gehören an einen festen Platz. Plane zusätzlich Garderobenständer und Abfallbehälter ein.
Kühle Getränke früh genug und kontrolliere Frischprodukte unmittelbar vor dem Buffetaufbau. Für Kaffee und Tee brauchst du eigene Zeit: Kaffeemaschine und Wasserkocher sollten vor dem offiziellen Beginn betriebsbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Ausstellungseröffnung einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis etwa 7 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Führungen anpassen kannst.
Wann sollte das Catering für eine Ausstellungseröffnung bestellt werden?: Bestelle das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vorher, bei vielen Gästen oder besonderen Ernährungswünschen besser früher. Nach Ablauf der Anmeldefrist bestätigst du die endgültige Personenzahl.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ausstellungseröffnung?: Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Empfangstisch, Buffet, Dekoration und die Kontrolle der Kunstwerke ein. Technik, Licht und Mikrofon sollten zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass getestet werden.
Wie viele Getränke braucht man bei einer Ausstellungseröffnung?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kaufe die genaue Menge erst nach Ende der Anmeldefrist und berücksichtige alkoholfreie Optionen.

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