Checkliste für die außerordentliche Mitgliederversammlung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen bearbeiten und vor dem Termin eine Erinnerung senden kannst. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, statt sie erst beim Catering abzufragen.
• Lege das Abstimmungsverfahren vorab fest und drucke die Stimmzettel passend zur erwarteten Teilnehmerzahl. Eine vorbereitete Wahlurne, Klemmbretter und Kugelschreiber verhindern Verzögerungen bei der Abstimmung.
• Plane für den Saal einen eigenen Besprechungstisch, Infotisch und Wahltisch ein. Wenn diese Bereiche erst während des Einlasses entstehen, stauen sich Registrierung, Unterlagenausgabe und Wahl.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass gemeinsam. Prüfe auch die Verlängerungskabel und lege die Präsentation bereits auf dem Laptop bereit.
• Stelle Getränke rechtzeitig kalt und richte Kaffee, Wasser, Geschirr und Catering vor Beginn her. Namensschilder, Anwesenheitsliste und Besprechungsunterlagen sollten beim Öffnen des Saals bereits ausliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung einladen?

Verschicke die Einladung so früh, dass die in eurer Satzung oder Geschäftsordnung vorgegebene Frist eingehalten wird. Plane zusätzlich mindestens eine Erinnerung vor dem Termin ein, damit Anmeldungen und Rückfragen rechtzeitig eingehen.

Was muss bei einer außerordentlichen Mitgliederversammlung vorbereitet werden?

Vorbereitet werden sollten mindestens Tagesordnung, Einladungen, Anwesenheitsliste, Besprechungsunterlagen und das Abstimmungsverfahren. Drucke Stimmzettel und Unterlagen vor dem Veranstaltungstag und lege sie nach Bereichen sortiert bereit.

Wann sollte der Saal für die Mitgliederversammlung geöffnet werden?

Öffne den Saal erst, wenn Tische, Stühle, Besprechungstisch, Infotisch und Wahltisch vollständig aufgebaut sind. Plane für Techniktest, Unterlagen und Getränke mindestens 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass ein.

Wie viele Stimmzettel braucht man für die Versammlung?

Drucke für jede stimmberechtigte Person mindestens einen passenden Stimmzettel und halte einige zusätzliche Exemplare bereit. Die genaue Zahl hängt von der erwarteten Teilnahme und dem festgelegten Abstimmungsverfahren ab.

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