Eine außerordentliche Mitgliederversammlung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer außerordentlichen Mitgliederversammlung entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob Anträge, Abstimmungen und Protokoll sauber funktionieren. Beginne mit Termin und Saal, erstelle danach die Agenda und verschicke die Einladung mit allen nötigen Unterlagen. Plane ausreichend Zeit für Anmeldungen, Stimmzettel und die technische Probe ein. Am Veranstaltungstag müssen Wahlstand, Anwesenheitsliste, Präsentation und Verpflegung vor Beginn bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Besprechungstermin bestätigen
2 Personen
- 3
Agenda erstellen
2 Personen
- 4
Tagungsunterlagen sammeln
2 Personen
- 5
Abstimmungsverfahren vorbereiten
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Erinnerung senden
- 10
Anwesenheitsliste erstellen
- 11
Stimmzettel drucken
- 12
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Catering vorbereiten
3 Personen
- 17
Saal öffnen
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
4 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Konferenztisch einrichten
2 Personen
- 21
Infotisch aufbauen
2 Personen
- 22
Wahlstand vorbereiten
2 Personen
- 23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 24
Präsentation testen
- 25
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
Event
- 26
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 27
Mitglieder und Vollmachten prüfen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Versammlung eröffnen
- 30
Protokoll erstellen
- 31
Präsentation bedienen
- 32
Abstimmung begleiten
2 Personen
- 33
Stimmzettel zählen
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Anwesenheitsliste schließen
- 37
Sitzung offiziell schließen
Nachbereitung
- 38
Geschirr abräumen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Küche reinigen
2 Personen
- 41
Saal reinigen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 43
Geräte aufräumen
2 Personen
- 44
Fundsachen sammeln
- 45
Abfallcontainer leeren
2 Personen
- 46
Geschirr und Materialien waschen
2 Personen
- 47
Tagungsunterlagen archivieren
- 48
Protokoll ausarbeiten
- 49
Ergebnis an Mitglieder senden
- 50
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Besprechungstisch
- Infotisch
- Wahltisch
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Tagungsmaterial
- Wahlurne
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 80
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 60
- StimmzettelAnz. 80
- TackerAnz. 2
- LocherAnz. 2
- KlebebandrollenAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ScherenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin, Saal und Besprechungstermin zuerst fest. Verschicke die Einladung so früh, dass Mitglieder die geltenden Fristen einhalten können, und sende etwa 7 Tage vorher eine Erinnerung.
- Erstelle die Agenda vor dem Versand der Einladung und sammle die Besprechungsunterlagen gebündelt. Drucke pro erwarteter stimmberechtigter Person mindestens einen Satz Unterlagen und halte einige zusätzliche Exemplare bereit.
- Kläre das Abstimmungsverfahren vorab und bereite Wahlurne, Stimmzettel, Klemmbretter und Kugelschreiber vor. Rechne mit mindestens einem Stift pro 2 Personen am Wahltisch plus Reserve.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem zwei Verlängerungskabel und lege die Präsentation offline auf dem Laptop ab.
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle, Konferenztisch, Infotisch und Wahlstand auf; Getränke sollten vor Einlass kalt stehen und Kaffee spätestens 30 Minuten vorher bereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine außerordentliche Mitgliederversammlung einladen?
- Das richtet sich nach Satzung und Vereinsrecht. Prüfe die vorgeschriebene Einladungsfrist vor dem Versand und plane zusätzlich mindestens 7 Tage für Erinnerung, Rückfragen und fehlende Unterlagen ein.
- Was braucht man für eine Abstimmung bei einer Mitgliederversammlung?
- Bereite Wahlurne, Stimmzettel, Klemmbretter und Kugelschreiber vor. Plane mindestens einen Stimmzettel pro stimmberechtigter Person plus 10 Prozent Reserve sowie einen Tisch für die Ausgabe und Auszählung ein.
- Wann sollte der Saal für eine Mitgliederversammlung geöffnet werden?
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn. So bleiben etwa 30 Minuten für Aufbau und Technikprobe und weitere 30 Minuten für Anwesenheitsliste, Namensschilder und Einlass.
- Wie viele Unterlagen muss ich für die Versammlung drucken?
- Drucke für jede erwartete stimmberechtigte Person einen vollständigen Satz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Lege die Unterlagen spätestens 30 Minuten vor Beginn am Besprechungstisch bereit.
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