Eine Arbeitskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Eine Arbeitskonferenz steht und fällt mit einem klaren Ablauf und rechtzeitiger Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bevor du Sprecher, Moderatoren und Teilnehmer einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gruppenaufteilung und die Abstimmung mit dem Catering. Plane Technik, Präsentationen und Arbeitsunterlagen nicht erst am Veranstaltungstag: Gerade Kabel, Mikrofone und fehlende Dateien sorgen häufig für Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Sprecher und Moderatoren ansprechen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Anmeldungen bestätigen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Diätwünsche an das Catering weitergeben
10
Catering und Mahlzeiten reservieren
11
Technische Geräte reservieren
12
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
13
Präsentationen sammeln
14
Arbeitsmethoden vorbereiten
3 Personen
15
Gruppen einteilen
2 Personen
16
Teilnehmerliste prüfen
17
Namensschilder drucken
18
Programme drucken
19
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
20
Route und Beschilderung erstellen
21
Erinnerung an die Teilnehmer senden
22
Sprecherbriefing versenden
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Catering prüfen
2 Personen
26
Arbeitsblätter und Materialien bereitlegen
2 Personen
27
Saal reinigen und leerräumen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
30
Namensschilder bereitlegen
31
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
32
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
33
Ton und Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Technik vollständig testen
2 Personen
35
Flipcharts und Marker bereitstellen
2 Personen
36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
37
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
38
Abendbuffet vorbereiten
3 Personen
39
Snacks portionieren
2 Personen
40
Müllstationen aufstellen

Event

41
Teilnehmende empfangen
3 Personen
42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Arbeitskonferenz eröffnen
45
Redner betreuen
46
Präsentationen technisch unterstützen
47
Zeitplan überwachen
48
Arbeitsformen moderieren
4 Personen
49
Flipcharts sammeln
2 Personen
50
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
2 Personen
52
Fragen aus dem Publikum sammeln
53
Ergebnisse pro Gruppe notieren
4 Personen
54
Mittagsbuffet eröffnen
2 Personen
55
Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern
56
Buffet nachfüllen
3 Personen
57
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
58
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
59
Abendprogramm fortsetzen
60
Aktionspunkte im Plenum besprechen
2 Personen
61
Aktionspunkte sichtbar notieren
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Snacks servieren
2 Personen
64
Arbeitstagung abschließen
65
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Restbestände verpacken
2 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
69
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
70
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
71
Flipcharts und Materialien aufräumen
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Saal und Küche reinigen
3 Personen
74
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
75
Geliehene Gegenstände überprüfen
76
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Materialien verstauen
78
Dankeschön an Teilnehmer versenden
79
Aktionspunkte an Teilnehmer senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
GläserAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ZangenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Papierwaren

NamensschilderAnz. 60
ProgrammhefteAnz. 60
ArbeitsblätterAnz. 120
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
Flipchart-BlöckeAnz. 8
KlebezettelAnz. 20
UmschlägeAnz. 60
DruckpapierAnz. 2
NamensaufkleberAnz. 2
StiftehalterAnz. 8

Beschilderung

WegweiserAnz. 8
TürschilderAnz. 6
StänderAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Raum und einen ersten Programmablauf mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach solltest du Sprecher und Moderatoren verbindlich anfragen.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Konferenz und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. Gib diese Angaben mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter.
Sammle Präsentationen und Arbeitsblätter spätestens 3 Tage vorher. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam.
Plane für Registrierung und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Drucke Teilnehmerliste, Programme und Namensschilder am Vortag und teile die Gruppen ebenfalls dann ein.
Schicke Teilnehmern und Sprechern 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung mit Route, Beschilderung, Zeitplan und Ansprechpartner. Kühle Getränke am Vorabend und prüfe das Catering, sobald es eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Arbeitskonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Raum, Programm und Sprecher sollten zuerst feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig verschickt werden können.
Wann sollte man die Einladungen zur Arbeitskonferenz verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. So bleiben ungefähr 4 Wochen, um Anmeldungen zu bearbeiten, zu bestätigen und Rückfragen zu klären.
Wann müssen Catering und Ernährungswünsche feststehen?: Übermittle die gesammelten Ernährungs- und Diätwünsche mindestens 7 Tage vor der Konferenz an das Catering. Prüfe am Veranstaltungstag die Lieferung, bevor die erste Mahlzeit ausgegeben wird.
Wie früh sollte die Technik für eine Arbeitskonferenz getestet werden?: Teste Laptop, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher und alle Kabel spätestens am Vortag. Lade Präsentationen ebenfalls vorher auf den Laptop, damit der Start nicht durch fehlende Dateien oder Adapter verzögert wird.

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