Checklist voor een zorgvrijwilligersbeurs organiseren

Een zorgvrijwilligersbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties en bezoekers uitnodigen. Je moet tegelijk stands, workshops, registratie, toegankelijkheid en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de locatie, datum en het programma en werk daarna toe naar bevestigde standhouders, een gevuld vrijwilligersrooster en duidelijke bezoekersinformatie. Gebruik de checklist om te bepalen wat eerst moet en welke materialen je uiterlijk op de beursdag getest of klaargezet wilt hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Zorgorganisaties uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Workshops plannen
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
Standindeling maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Plattegrond uitwerken
Bewegwijzering ontwerpen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
Materialen standhouders bundelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Workshopzaal begeleiden
2 personen
Presentatiemateriaal ondersteunen
Bezoekers naar workshops wijzen
Pauzeplanning uitvoeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Laatste workshop begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Standmaterialen inzamelen
3 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's delen met standhouders

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Koelcontainersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 6
Tangenaantal 6

Decoratie

Standwandenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Pennenaantal 60
Naamkaartjesaantal 140
Badgehoudersaantal 140
Clipboardsaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Programmastandaardsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de standhouders zijn bevestigd. Reserveer per organisatie een klaptafel en controleer of er extra stoelen, barkrukken of kledingrekken nodig zijn voor hun presentatie.
Open het aanmeldformulier uiterlijk vier weken voor de beurs en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, zodat de catering niet pas op de laatste dag hoeft te worden aangepast.
Plan workshops in tijdsblokken van 30 tot 60 minuten en bevestig elke workshopbegeleider minstens twee weken vooraf. Controleer per ruimte of beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon passen bij het programma.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van twee tot drie uur, met aparte bezetting voor registratie, wegwijzen en techniek. Houd bij de registratietafel een laptop, bezoekerslijst, naamkaartjes en oplaadstation klaar.
Test alle techniek uiterlijk één werkdag vooraf op de juiste plek, inclusief verlengkabels en stekkerdozen. Zet bewegwijzering, plattegrond, programma's en informatiepakketten vervolgens per ingang, workshopruimte en standzone klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een zorgvrijwilligersbeurs organiseren?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en programma. Nodig zorgorganisaties en workshopbegeleiders uiterlijk 6 tot 8 weken voor de beurs uit, zodat je nog tijd hebt voor werving en promotie.
Wanneer moet ik vrijwilligers werven voor een zorgvrijwilligersbeurs?: Start de werving ongeveer 6 weken vooraf en sluit de eerste planning 2 weken voor de beurs. Plan per dienst minstens één persoon bij registratie en houd daarnaast bezetting vrij voor publieksbegeleiding en techniek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van de beurs te testen?: Plan een volledige test uiterlijk één werkdag voor opening en reserveer daarvoor minimaal 60 minuten. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen in de ruimtes waar ze worden gebruikt.
Wanneer moet ik catering voor een zorgvrijwilligersbeurs bestellen?: Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs en controleer daarna of koffie, thee, water, servies en koelboxen beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.