Organiser un salon des bénévoles en soins, étape par étape

Un salon des bénévoles en soins demande plus qu’une salle et quelques stands. Il faut coordonner les organisations invitées, les bénévoles, les ateliers, les inscriptions et l’accueil des visiteurs dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à avancer du choix du lieu jusqu’au test technique, sans oublier l’accessibilité, les badges, le programme imprimé et le matériel des exposants. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter des organisations de soins
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Confirmer les animateurs d’atelier
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Élaborer le plan
Concevoir la signalétique
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Rassembler le matériel des exposants
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
Soutenir le matériel de présentation
Orienter les visiteurs vers les ateliers
Établir le planning des pauses
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Rassembler le matériel photo
Animer le dernier atelier
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Récupérer le matériel de stand
3 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 150
Assiettesqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plats de service avec couvercleqté 6
Pincesqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 12
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Stylosqté 60
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le lieu, la date et le programme, puis prévoyez un délai d’au moins 6 semaines pour inviter les organisations de soins et recruter les bénévoles. Les inscriptions et la promotion peuvent ensuite être lancées sur une base claire.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le salon afin de traiter les demandes alimentaires, d’imprimer la liste des visiteurs et de préparer les badges nominatifs. Gardez une courte liste de contacts à jour pour les changements de dernière minute.
Confirmez séparément chaque exposant et chaque animateur d’atelier. Demandez à l’avance les besoins en tables, chaises, électricité, vidéoprojecteur ou microphone afin d’éviter les ajustements le matin même.
Testez toute la technique avant l’arrivée du public : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écrans, haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises. Prévoyez aussi des stations de recharge pour les personnes qui restent plusieurs heures.
Organisez l’accueil autour d’une table d’inscription clairement signalée et préparez les dossiers d’information, le programme et les badges par ordre alphabétique. Vérifiez l’accessibilité du parcours, des sanitaires et des espaces d’atelier avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des bénévoles en soins ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, inviter les organisations et recruter les bénévoles. Commencez plus tôt si plusieurs ateliers ou exposants doivent être coordonnés.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon des bénévoles en soins ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture 3 à 5 jours avant le salon pour préparer l’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au moins 2 bénévoles à la table d’inscription pendant l’arrivée du public, puis 1 personne disponible pour orienter les visiteurs et les intervenants. Ajoutez une personne référente pour les ateliers et les imprévus.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier contrôle 1 à 2 semaines avant le salon, puis un test complet sur place la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque microphone, câble, multiprise, écran et présentation utilisée.

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