Checklist para organizar una feria de voluntariado sanitario

Una feria de voluntariado sanitario necesita más coordinación que un evento abierto convencional: participan organizaciones, voluntarios, talleres y visitantes con necesidades distintas. Empieza reservando el lugar y cerrando la fecha y el programa; después confirma quién ocupa cada puesto y quién dirige cada actividad. En las semanas finales, concentra el trabajo en las inscripciones, el plano, los turnos, la señalización y las pruebas técnicas. Esta checklist te ayuda a seguir ese orden sin dejar para el último día la accesibilidad, la información para visitantes o los materiales de los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a organizaciones de atención
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el texto promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Planificar talleres
2 personas
Confirmar a los responsables del taller
Hacer el plano de puestos
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Reservar técnica
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Desarrollar el plano
Diseñar la señalización
Imprimir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar los paquetes de información
3 personas
Agrupar materiales de expositores
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar la sala del taller
2 personas
Apoyar el material de presentación
Indicar a los visitantes los talleres
Ejecutar la planificación de las pausas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Reunir material fotográfico
Guiar el último taller
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger materiales del stand
3 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 120
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Carpas de fiestacant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 6
Pinzascant. 6

Decoración

Paredes para standscant. 12
Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 10
Bolígrafoscant. 60
Tarjetas de nombrecant. 140
Portabadgescant. 140
Portapapelescant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Atriles para programascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 4 semanas para que las organizaciones sanitarias confirmen su participación y para que los voluntarios puedan inscribirse.
Asigna cada puesto con antelación y dibuja el plano con mesas, sillas, registro y zonas de paso. Comprueba que los recorridos sean accesibles y que ningún expositor quede bloqueado por cables o mobiliario.
Crea los turnos de voluntariado en bloques de 2 a 3 horas. Reserva una persona de apoyo para el registro y otra para resolver cambios, ausencias o preguntas de los responsables de los talleres.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y pide el catering con varios días de margen. Para el servicio, calcula también tazas, vasos, platos y cubiertos, no solo comida y bebida.
Haz una prueba técnica completa como mínimo 1 día antes: portátil, proyector, pantallas, altavoces, micrófonos, cables, regletas y estaciones de carga. Prepara además los paquetes informativos, las tarjetas de nombre y la lista de visitantes antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de voluntariado sanitario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, fijar el programa, invitar a las organizaciones, abrir las inscripciones y confirmar talleres, catering y técnica sin trabajar todo en la última semana.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la feria?: Abre el formulario unas 4 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre entre 5 y 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de visitantes, preparar las tarjetas de nombre y enviar al catering el número actualizado y las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que comprobar en el lugar antes de la feria?: Haz una visita de comprobación al menos 2 semanas antes y revisa accesibilidad, tomas de corriente, espacio para puestos, registro, talleres y circulación. Repite la prueba de montaje y de técnica 1 día antes para detectar problemas de sonido, proyección o cables.
¿Cómo organizar los turnos de voluntarios durante la feria?: Divide la jornada en turnos de 2 a 3 horas y entrega el horario con al menos 7 días de antelación. Incluye siempre una persona de reserva y evita que alguien tenga que atender un puesto y dirigir un taller al mismo tiempo.

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