Checklist: kerstmarkt in een zorginstelling organiseren
Een kerstmarkt in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt tegelijk een veilige route voor bewoners, voldoende zitplaatsen, kraamhouders, betalingen, catering en een rooster voor vrijwilligers. Begin met datum, ruimtes en openingstijden en werk daarna toe naar een bevestigde kraamindeling en een duidelijke plattegrond. In de laatste week controleer je vooral stroom, rolstoelplaatsen, voorraad, dieetwensen en leveringen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein reserveren
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma en kraamindeling bevestigen
2 personen
Bewonersritten inventariseren
2 personen
Toegankelijke looproute controleren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
Betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
Kraamlabels en bewegwijzering maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveringen en boodschappen plannen
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versieringen sorteren
2 personen
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Marktkramen en partytenten plaatsen
5 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstversiering ophangen
4 personen
Kraamtafels per verkoper indelen
3 personen
Kraamlabels ophangen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes en gebak uitstallen
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Geldkist en betaalbord klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen aftekenen
2 personen
Kramen bemensen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Looproutes vrijhouden
2 personen
Bewoners naar activiteiten begeleiden
4 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Kerstverhaal voorlezen
Lichtjesmoment begeleiden
2 personen
Verkopers afrekenen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Kramen afbouwen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geld en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Zaal en gangen schoonmaken
4 personen
Terrein en parkeerplaats opruimen
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opbergen
2 personen
Decoratie en voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 10
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 4
- Rolstoelplaatsenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 80
- Drinkglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 6
- Tafelkledenaantal 18
- Kerstservettenaantal 250
- Kraamlabelsaantal 12
- Bewegwijzerbordenaantal 12
- Fotoframe
- Kerstfigurenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudkannenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Kassadozenaantal 2
- Pinautomaat
- Thermosflessenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledkaarsenaantal 40
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakwagensaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handvegersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de looproute niet alleen op breedte, maar ook op obstakels zoals tafels, kerstbomen en afvalbakken. Plan rolstoelplaatsen en ruststoelen vooraf op de plattegrond, zodat doorgangen op de dag zelf vrij blijven.
- Bevestig programma en kraamindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef elke kraam een label en plaats bewegwijzering bij entree, toiletten, koffiepunt en uitgang; bezoekers zoeken die informatie meestal pas zodra ze binnen zijn.
- Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur en plan per blok iemand voor ontvangst, bewonersritten, betalingen en het koffiepunt. Regel minstens één overdrachtsmoment, zodat contant geld en bijzonderheden niet mondeling verloren gaan.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en leg ze uiterlijk 3 dagen vooraf vast bij de hapjes en dranken. Zet warme dranken in warmhoudkannen en controleer vooraf of koffiezetapparaten, waterkokers en stroompunten gelijktijdig gebruikt kunnen worden.
- Tel servies, tafels, stoelen en afvalbakken vóór het klaarzetten en niet pas tijdens de markt. Zet tafels en stoelen eerst op basis van de plattegrond, controleer daarna de looproute en voeg pas als laatste tafelkleden, kerstservetten en versiering toe.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een zorginstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, ruimtes, openingstijden en kraamhouders. Leg programma, kraamindeling en vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week voor de markt vast.
- Hoe maak je een kerstmarkt toegankelijk voor rolstoelgebruikers?
- Controleer minimaal 2 weken vooraf de volledige route van entree tot kramen, toiletten en uitgang. Houd doorgangen vrij, plan rolstoelplaatsen bij zitplekken en controleer op de dag zelf opnieuw op losse decoratie en verplaatste tafels.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt in een zorginstelling?
- Reken per gelijktijdige publieksstroom op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en 1 voor betalingen of koffie. Voeg per bewonersrit en per programmaonderdeel een begeleider toe en plan altijd 1 reserve per dienstblok van 2 tot 3 uur.
- Wanneer zet je hapjes, dranken en servies klaar voor een kerstmarkt?
- Controleer voorraad en servies 3 tot 5 dagen vooraf en doe bederfelijke boodschappen zo laat mogelijk. Zet dranken enkele uren vooraf koud, bereid hapjes volgens hun bewaartermijn en plaats warme dranken pas vlak voor opening in warmhoudkannen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!