Checklist pour organiser un marché de Noël en établissement de soins

Un marché de Noël en établissement de soins demande plus qu’une décoration festive. Il faut coordonner les exposants, les résidents, les familles, les bénévoles et les contraintes d’accessibilité, tout en gardant une circulation simple. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation des espaces jusqu’à l’installation des tables, des stands et des boissons. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard, comme les trajets des résidents, les prises électriques et la monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver les espaces et le terrain
Créer le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer le programme et la répartition des stands
2 personnes
Recenser les trajets des résidents
2 personnes
Vérifier le cheminement accessible
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir les prix de vente
2 personnes
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
Créer les étiquettes des stands et la signalisation
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations
2 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les stands de marché et les tentes de fête
5 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
Répartir les tables de stand par vendeur
3 personnes
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Préparer la caisse et le panneau de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Faire signer les inscriptions
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Accompagner les résidents aux activités
4 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Passer de la musique
Lire une histoire de Noël
Animer le moment des lumières
2 personnes
Régler les vendeurs
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Sécuriser l’argent et les moyens de paiement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Nettoyer la salle et les couloirs
4 personnes
Ranger le terrain et le parking
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les aliments restants
2 personnes
Ranger la décoration et les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Places pour fauteuils roulantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 18
Serviettes de Noëlqté 250
Étiquettes de standqté 12
Panneaux de signalisationqté 12
Cadre photo
Personnages de Noëlqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceinte Bluetooth
Microphone
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Bouteilles isothermesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Bougies LEDqté 40
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3

Nettoyage

Chariots de nettoyageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et les espaces disponibles au moins 8 à 10 semaines à l’avance. Gardez une marge pour confirmer les exposants et adapter le plan du marché aux besoins de l’établissement.
Demandez les besoins alimentaires et les contraintes de déplacement lors des inscriptions, puis vérifiez le cheminement accessible avant l’installation. Prévoyez des places réservées aux fauteuils roulants près des zones de repos et des stands fréquentés.
Ne placez pas les machines à café, bouilloires et bacs de maintien au chaud sans vérifier les points d’alimentation. Faites ce contrôle au moins une semaine avant et prévoyez les thermos pour éviter une file autour d’une seule prise.
Préparez les étiquettes de stands et les panneaux de signalisation avant le jour du marché, idéalement 3 à 5 jours à l’avance. Indiquez clairement les toilettes, les sorties, les espaces de repos et les zones réservées aux résidents.
Établissez le planning des bénévoles avec des créneaux de 2 à 3 heures, en incluant l’installation, le service, les paiements et le rangement. Préparez la monnaie, les boissons au frais, la vaisselle propre et les encas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël en établissement de soins ?: Commencez environ 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver les espaces, contacter les exposants et envoyer les invitations ; la dernière semaine est consacrée au matériel, aux achats et aux vérifications sur place.
Comment rendre un marché de Noël accessible aux résidents en fauteuil roulant ?: Vérifiez le parcours complet, de l’entrée aux stands, au moins 7 jours avant l’événement. Laissez des passages dégagés, prévoyez des places pour fauteuils roulants près des tables et contrôlez que les panneaux et le mobilier ne réduisent pas la largeur utile.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël en établissement de soins ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et les paiements, une pour les boissons et les encas, et deux pour l’installation et le rangement. Pour une fréquentation plus importante, ajoutez un bénévole par zone de stands et organisez des relais de 2 à 3 heures.
Quand préparer la décoration et le matériel du marché de Noël ?: Triez les décorations, vérifiez le stock et lavez la vaisselle 3 à 5 jours avant. Installez les tables, chaises, stands, tentes et panneaux le jour même ou la veille, selon les règles de sécurité et l’accès aux espaces.

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