Checklist voor een goed georganiseerd zorgcongres

Een zorgcongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, deelnemersregistratie, dieetwensen, presentaties en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en zaalindeling en werk daarna toe naar uitnodigingen, reserveringen en catering. In de laatste week draait alles om controles: badges sorteren, presentaties testen, materialen verzamelen en de zaal praktisch inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Routebeschrijving versturen
Reserveringen bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programma's klaarleggen
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
Presentaties klaarzetten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
Pauzeruimte opruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen ophalen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Sprekers bedanken
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Presentaties archiveren
Aanwezigheidsgegevens opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Spreekstoel
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinervorkenaantal 130
Dinermessenaantal 130
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Buffetwarmhoudersaantal 6
Aluminium serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 130
Naambadgehoudersaantal 130
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling uiterlijk 8 weken vooraf vast. Zo weet je hoeveel rechthoekige tafels, stoelen, buffettafels en ruimte voor registratie en pauzes nodig zijn.
Benader sprekers minimaal 10 weken voor het congres en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer daarna meteen beeldverhouding, lettertypen, video’s en benodigde USB-C-adapters.
Sluit de deelnemersregistratie 5 tot 7 dagen voor het congres af. Werk de aanwezigheidslijst bij, sorteer de badges en verzamel dieetwensen voordat je de cateringbestelling definitief maakt.
Plan de techniekcontrole niet op de congresochtend. Test projector, projectiescherm, laptop, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, presentatieklikker en alle HDMI-kabels minstens 1 dag vooraf.
Zet de registratietafel en naamkaartjes ten minste 60 minuten voor de ontvangst klaar. Koel dranken, plaats waterglazen en controleer of koffiezetapparaten, kopjes, servies en opscheplepels op hun plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een zorgcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de datum, locatie, sprekers en het programma vastleggen en daarna uitnodigingen versturen.
Wanneer moet ik sprekers voor een zorgcongres benaderen?: Benader sprekers ongeveer 10 weken voor het congres. Vraag hun definitieve informatie en presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je nog tijd hebt voor controle en technische tests.
Wanneer moet ik de catering voor een zorgcongres bestellen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en plaats daarna de definitieve cateringbestelling. Controleer 1 dag voor het congres ook servies, koffievoorziening, dranken en buffettafels.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek voor een zorgcongres te testen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een volledige test, uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer niet alleen projector en laptop, maar ook microfoons, luidsprekers, kabels, adapters, stekkerdozen en wifi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.