Checklist pour organiser un congrès sur les soins

Un congrès sur les soins demande un suivi précis, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique avancent en parallèle. Cette checklist rassemble 76 tâches et 55 fournitures pour structurer la préparation jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre notamment les badges, les présentations, l’aménagement de la salle, le matériel audiovisuel et le service traiteur. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste de présence
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Envoyer les indications d'accès
Confirmer les réservations
Passer la commande traiteur
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les programmes
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
Préparer les présentations
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Ranger la salle de pause
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Remercier les intervenants
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Archiver les présentations
Enregistrer les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Pupitre
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Fourchettes de tableqté 130
Couteaux à dînerqté 130
Louchesqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 6
Plateaux de service en aluminiumqté 12

Décoration

Nappesqté 16
Badges nominatifsqté 130
Supports de badges nominatifsqté 130
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 4
Compositions floralesqté 8
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et confirmez les intervenants assez tôt pour pouvoir rédiger les invitations avec leurs fonctions, sujets et horaires. Demandez aussi leurs présentations avant le jour du congrès afin de les vérifier sur l’ordinateur prévu.
Clôturez les inscriptions avec une échéance claire, puis mettez à jour la liste de présence au moins 48 heures avant l’événement. Utilisez cette liste pour trier les badges et transmettre au traiteur le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les câbles avec les présentations définitives. Prévoyez les adaptateurs USB-C, les rallonges et les multiprises : ce sont des éléments souvent oubliés jusqu’au branchement du premier ordinateur.
Organisez l’accueil dans une zone visible, avec la table d’inscription, les badges classés par ordre alphabétique et les indications d’accès prêtes à envoyer. Installez également les porte-manteaux avant l’arrivée des participants, surtout si la salle ne se trouve pas directement à l’entrée.
Préparez la salle en suivant le déroulé : tables et chaises, pupitre, fauteuils lounge, espace buffet et zone technique. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas suffisamment tôt pour ne pas mobiliser l’équipe d’accueil pendant les premières interventions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur les soins ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la date, le lieu, les intervenants et le programme. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les présentations et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour un congrès sur les soins ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que le lieu et le programme sont suffisamment confirmés. Faites un rappel 10 à 14 jours avant la date limite d’inscription.
Quand tester le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Effectuez un premier test au moins 7 jours avant, puis un contrôle complet le jour précédent avec l’ordinateur et les présentations définitives. Vérifiez notamment le projecteur, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs.
Quand confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et transmettez le décompte au traiteur 5 à 7 jours avant le congrès. Conservez ensuite une liste actualisée pour identifier les repas spécifiques le jour de l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.