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Gesundheitskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gesundheitskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Technik und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Räume und Ablauf fest und arbeite dann auf Einladung und Anmeldung hin. In der letzten Woche prüfst du Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Registrierungstisch, getestete Technik und ein kontrollierter Saal dabei, Verzögerungen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung bestätigen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheitsliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Reservierungen bestätigen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programme bereitlegen

  • Bühne und Sprecherbereich einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Präsentationen vorbereiten

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Technischen Abschlusstest durchführen

    2 Personen

  • Registrierungsteam briefen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Buffet wieder auffüllen

    3 Personen

  • Pausenraum aufräumen

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Netzwerk-Getränke servieren

    3 Personen

  • Sprecher danken

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen archivieren

  • Anwesenheitsdaten speichern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Rednerpult
  • Lounge-SesselAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • USB-C-AdapterAnz. 4
  • WLAN-Hotspot

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 130
  • KaffeelöffelAnz. 130
  • EsstischgabelnAnz. 130
  • DinnermesserAnz. 130
  • ServierlöffelAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • BuffetwärmerAnz. 6
  • Aluminium-ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • NamensschilderAnz. 130
  • NamensschildhalterAnz. 130
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • InformationsbannerAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NotizblöckeAnz. 130
  • KugelschreiberAnz. 150

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • PutztücherAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raumaufteilung und Technik spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Prüfe Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter mit den tatsächlichen Präsentationen.
  • Sammle Sprecherinformationen und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Setze intern eine Abgabefrist von 3 bis 5 Werktagen vorher und öffne jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop.
  • Aktualisiere die Anwesenheitsliste bis zum Vorabend und übertrage Ernährungswünsche direkt an das Catering. Plane Namensschilder, Programme und Wegbeschreibung anhand der letzten Anmeldezahlen.
  • Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Einlass ein. Sortiere Badges alphabetisch, lege Programme bereit und stelle sicher, dass eine Person Nachmeldungen und Änderungen auf der Liste eintragen kann.
  • Kühle Getränke frühzeitig und plane für das erste Kongressstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Kontrolliere Buffetische, Kaffeetassen, Wassergläser und Servierbesteck vor dem Eintreffen der Teilnehmer.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitskongress organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher, besonders wenn mehrere Referenten, Räume und ein Catering beteiligt sind. Datum, Programm und Location sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Gesundheitskongress?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Bitte um eine Anmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Unterlagen planbar bleiben.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
Fordere die Dateien 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, die Präsentationen zu prüfen, auf dem Veranstaltungs-Laptop zu öffnen und fehlende Adapter oder Schriftarten zu klären.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Registrierung, Rednerpult, Technik und Catering ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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