Checklist voor het organiseren van een zorgcarrièrebeurs

Een zorgcarrièrebeurs vraagt om meer dan organisaties uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet bezoekersregistratie, exposanten, presentaties, techniek en routing op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, standindeling en communicatie. Controleer in de laatste week vooral presentaties, dieetwensen, parkeerinformatie en de toegang tot de locatie; juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst controleren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma online zetten
Parkeerinformatie versturen
Exposanteninstructies versturen
Badges en registratieformulieren drukken
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zithoeken plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratiesysteem testen
2 personen

Event

Openingsbriefing geven
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Badges uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Tijdschema bewaken
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dieetopties apart aanbieden
Presentatietechniek bedienen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussendoor controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Presentaties afsluiten

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Aanwezigheidslijst archiveren
Contactaanvragen doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Presentatietafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 35
Statafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Wifirouter
Kabelgotenaantal 12

Decoratie

Roll-upbannersaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 12
Standbordjesaantal 30
Naamkaartstandaardsaantal 35
Prikbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 40
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 4
Afzetlintaantal 2
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Enveloppenaantal 100
Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Serveertangenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Kruimeldienbladenaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 20
Boodschappen

Tips

Leg het programma en de standindeling uiterlijk twee weken voor de beurs vast. Exposanten hebben dan tijd om hun presentatie, materiaal en bemensing te controleren.
Verstuur parkeerinformatie en exposanteninstructies uiterlijk vijf werkdagen vooraf. Vermeld ook waar en wanneer zij kunnen opbouwen, zodat de registratiebalie niet tegelijk met de stands hoeft te worden ingericht.
Plan voor de registratiebalie een aparte controle van badges en registratieformulieren op de dag vóór het evenement. Leg bovendien een alfabetische exposantenlijst klaar voor vragen bij binnenkomst.
Test laptops, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoon en presentatieklikker minimaal één dag vooraf. Neem extra stekkerdozen, verlengkabels en mobiele opladers mee; presentaties lopen vaak vast door een ontbrekende aansluiting.
Zet bezoekersstoelen en zithoeken niet alleen bij de presentatieruimte, maar ook bij de stands. Controleer vóór opening de looproute, richtingsborden, kabelgoten en de zichtbaarheid van het welkomstbord.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zorgcarrièrebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, deelnemende organisaties benaderen, het aanmeldformulier publiceren en het programma opbouwen.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een zorgcarrièrebeurs?: Benader exposanten uiterlijk 8 weken voor de beurs. Stuur de definitieve standindeling en instructies minimaal 5 werkdagen vooraf, inclusief opbouwtijd, toegang en praktische informatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een zorgcarrièrebeurs testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf en controleer opnieuw op de ochtend van de beurs. Kijk vooral naar presentaties, HDMI-aansluitingen, microfoon, wifi en beschikbare stroompunten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zorgcarrièrebeurs op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Zet eerst standtafels, stoelen en registratiebalie klaar, markeer daarna de stands en werk vervolgens de bewegwijzering en techniek af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.