Checklist para organizar una feria de carreras de atención sanitaria

Una feria de carreras de atención sanitaria necesita coordinación entre centros formativos, organizaciones participantes y visitantes. Esta checklist reúne las tareas y los materiales para avanzar en orden: primero fecha, lugar e inscripciones; después expositores, programa y necesidades técnicas; por último, montaje y registro. Reserva tiempo para confirmar datos, recoger preferencias dietéticas y probar las presentaciones. El día del evento, un plano claro de los puestos, señales visibles y un mostrador de registro evitan la mayoría de las consultas y retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Revisar la lista de expositores
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Publicar el programa en línea
Enviar la información de aparcamiento
Enviar las instrucciones a los expositores
Imprimir acreditaciones y formularios de registro
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar sillas y zonas de descanso
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Marcar los stands de los expositores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar el sistema de registro
2 personas

Evento

Dar la reunión inicial
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Vigilar el horario
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
Operar el equipo de presentación
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños entre medias
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Cerrar las presentaciones

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar la lista de asistencia
Reenviar solicitudes de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 30
Sillas para visitantescant. 120
Mesas bistrocant. 12
Mostrador de registrocant. 2
Mesas de presentacióncant. 4
Percheroscant. 4
Mantelescant. 35
Mesas altascant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 4
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cargadores móvilescant. 6
Router wifi
Canaletas para cablescant. 12

Decoración

Banners enrollablescant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 30
Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
Tableros de corchocant. 8
Pegatinas de flechascant. 40
Globoscant. 80
Soportes para globoscant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Sobrescant. 100
Pulserascant. 300

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Bandejas recogemigascant. 4
Tarjetas de alérgenoscant. 40
Cartas del menúcant. 20
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de publicar el formulario de inscripción. Deja al menos 6 semanas para contactar con organizaciones, enviar invitaciones y reunir confirmaciones.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y pásalas a la persona encargada de la compra. Haz el recuento definitivo 7 días antes para calcular café, té, agua, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Solicita las presentaciones y las instrucciones de cada expositor al menos 5 días antes. Prueba portátiles, proyector, pantalla, cables HDMI, micrófono, clic y conexión wifi el día anterior.
Envía a los expositores el plano de puestos, el programa, el acceso y el aparcamiento 3 días antes. Así pueden llegar directamente a su mesa y no bloquean la entrada durante el montaje.
Prepara el mostrador de registro, acreditaciones, formularios y señalización antes de montar los stands. Coloca las señales direccionales y el cartel de bienvenida desde la entrada, y cubre los cables con canaletas para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación organizar una feria de carreras sanitarias?: Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, contactar con las organizaciones, publicar inscripciones, enviar invitaciones y confirmar expositores sin hacerlo todo a última hora.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria sanitaria?: Haz una primera confirmación 2 semanas antes y cierra la lista 7 días antes. Envía el plano de puestos, las instrucciones, el programa y la información de aparcamiento 3 días antes.
¿Qué hay que probar antes de una feria de carreras sanitarias?: Prueba el equipo técnico el día anterior: portátiles, proyector, pantalla, cables HDMI, regletas, alargadores, micrófono inalámbrico, clic de presentación y router wifi. Comprueba también que haya cargadores móviles y canaletas para los cables.
¿Cuándo preparar el montaje de los stands?: Comprueba el acceso y el espacio el día anterior y reserva entre 2 y 3 horas el mismo día para montar mobiliario, mesas, sillas, mostrador de registro y señalización. Marca los stands antes de que lleguen los expositores.

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