Organiser un salon des carrières de la santé : la checklist

Un salon des carrières de la santé demande une coordination précise entre les organisations participantes, les visiteurs et l’équipe sur place. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez vers les inscriptions, la confirmation des exposants et la préparation des stands. Les dernières vérifications concernent surtout l’accès, les badges, les besoins alimentaires et le matériel technique. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans l’ordre pour éviter les oublis avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Mettre le programme en ligne
Envoyer les infos de parking
Envoyer les consignes aux exposants
Imprimer les badges et les formulaires d’inscription
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Installer les chaises et les espaces détente
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Baliser les stands des exposants
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes

Événement

Donner le briefing d'ouverture
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Proposer séparément les options alimentaires
Gérer la technique de présentation
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes entre-temps
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Clôturer les présentations

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste de présence
Transmettre les demandes de contact

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables bistrotqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables de présentationqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 35
Tables hautesqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Routeur Wi-Fi
Goulottes de câblesqté 12

Décoration

Bannières roll-upqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 30
Présentoirs pour cartes nominativesqté 35
Panneaux d’affichageqté 8
Autocollants flèchesqté 40
Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 4
Ruban de balisageqté 2
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Enveloppesqté 100
Braceletsqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux à miettesqté 4
Cartes des allergènesqté 40
Cartes de menuqté 20
Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de contacter les organisations participantes. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour les invitations, les inscriptions et la confirmation des exposants.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le salon afin de traiter les demandes alimentaires, vérifier la liste des exposants et imprimer les badges et formulaires sans urgence.
Envoyez les informations de parking et les consignes aux exposants au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, l’accès au lieu et l’emplacement de chaque stand.
Testez la technique la veille : ordinateurs, projecteur, écran, câbles HDMI, multiprises, rallonges, micro sans fil et routeur Wi-Fi. Gardez aussi les chargeurs et un câble de rechange à portée de main.
Le jour J, prévoyez une séquence d’installation d’au moins 2 heures pour placer le mobilier, le comptoir d’inscription, les espaces détente et le balisage des stands avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des carrières de la santé ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les organisations, publier le formulaire d’inscription et confirmer les participants.
Quand confirmer les exposants d’un salon des carrières de la santé ?: Confirmez la liste des exposants environ 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser le plan des stands, les consignes d’installation et les badges.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de la santé ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place avant l’ouverture. L’installation comprend le mobilier, les tables hautes, les chaises, le comptoir d’inscription, les panneaux directionnels et le test technique.
Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs et aux exposants ?: Envoyez les consignes aux exposants 7 jours avant le salon et les informations de parking aux visiteurs au plus tard 3 jours avant. Renvoyez un rappel la veille avec l’adresse, les horaires et le programme.

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