Zo organiseer je een zorgbeurs zonder last-minute problemen

Begin met de beursdatum, openingstijden en beschikbare ruimte. Daarna bouw je de organisatie op in drie lijnen: exposanten regelen, bezoekers laten registreren en de locatie praktisch inrichten. Bij een zorgbeurs vragen toegankelijkheid, duidelijke routes en privacy bij registratie extra aandacht. Plan de laatste controle uiterlijk de dag ervoor, zodat badges, standnummers, borden, catering en techniek niet tijdens de ontvangst nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Bezoekersregistratie openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposanten bevestigen
2 personen
8
Standindeling maken
2 personen
9
Standnummers toewijzen
10
Exposanteninformatie versturen
2 personen
11
Bezoekersroute bepalen
2 personen
12
Toegankelijkheidscontrole plannen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
2 personen
15
Drankvoorraad bepalen
2 personen
16
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
EHBO-middelen controleren
19
Contactlijst afdrukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Registratielijsten afdrukken
22
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Exposanten herinneren
27
Locatie openen
2 personen
28
Ruimtes controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen lossen
4 personen
30
Standplaatsen markeren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Standwanden plaatsen
3 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Informatietafel inrichten
2 personen
37
bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Stroompunten controleren
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Catering klaarzetten
3 personen
41
Hapjes presenteren
2 personen
42
Exposanten ontvangen
3 personen
43
Standmateriaal uitdelen
2 personen
44
Exposantenbadges uitdelen
2 personen
45
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

46
Registratiebalie bemannen
3 personen
47
Bezoekers welkom heten
2 personen
48
Programmafolders uitdelen
2 personen
49
Exposanten ondersteunen
2 personen
50
Informatietafel bemannen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Looproutes vrijhouden
2 personen
57
Deelnemersaantallen registreren
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Exposanten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
65
Standwanden afbreken
3 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Materialen verpakken
3 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Registratiegegevens archiveren
73
Exposantenbedankje versturen
74
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Krukkenaantal 16
Registratiebalie
Informatietafel
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 160
Vorkenaantal 160
Messenaantal 160
Lepelsaantal 160
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printers
Labelprinter
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Koelkommenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Beursbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 16
Standnummersaantal 24
Tafeldisplaysaantal 24
Klembordenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar
Microvezeldoekenaantal 24
Handdesinfectiestationsaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Papierdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de exposantenlijst grotendeels vaststaat. Wijs iedere stand een nummer toe en stuur exposanten uiterlijk één week vooraf hun nummer, opbouwinformatie, route en contactpersoon.
Open de bezoekersregistratie vroeg en vraag dieetwensen direct uit. Print registratielijsten en naambadges uiterlijk de dag vóór de beurs; houd daarnaast een laptop en printer klaar voor wijzigingen aan de balie.
Loop de bezoekersroute fysiek na voordat je tafels en standwanden definitief plaatst. Controleer doorgangen, drempels, toiletten en zitplekken voor bezoekers met een rolstoel of beperkte mobiliteit.
Bestel catering op basis van geregistreerde bezoekers en exposanten, maar houd een kleine marge aan. Koel dranken vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, stekkerdozen en verlengkabels op vaste plekken.
Wijs per tijdsblok een verantwoordelijke aan voor registratie, exposanten, catering en veiligheid. Leg de contactlijst, EHBO-middelen en route- en veiligheidsborden vóór opening bij de registratiebalie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Exposanten, catering, uitnodigingen, registratie en toegankelijkheidscontrole hebben dan elk een eigen planning en je houdt tijd over voor wijzigingen.
Hoe deel je een zorgbeurs met meerdere exposanten in?: Maak de standindeling zodra ongeveer 75 procent van de exposanten is bevestigd. Nummer de stands, houd de bezoekersroute logisch en laat minimaal één duidelijke doorgang naar registratie, toiletten en uitgang vrij.
Wanneer stuur je informatie naar exposanten van een zorgbeurs?: Stuur de eerste praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf en de definitieve standnummers en route uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld opbouwtijd, contactgegevens, beschikbare tafels en eventuele technische afspraken.
Wat moet je de dag voor een zorgbeurs controleren?: Controleer de registratiebalie, badges, lijsten, standwanden, tafels, stoelen, borden, techniek, catering en EHBO-middelen. Doe ook een volledige toegankelijkheidsronde en zet gekoelde dranken en materialen op hun vaste plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.