Organiser un salon des soins, étape par étape

Un salon des soins repose sur une préparation très séquencée : d’abord la date, les horaires et les exposants, puis les inscriptions et le plan des stands. Prévoyez ensuite le parcours des visiteurs, l’accessibilité, la restauration et les besoins techniques. Les dernières heures servent surtout à installer, imprimer les listes, préparer les badges et refroidir les boissons. Cette méthode évite les files à l’accueil, les stands mal équipés et les informations manquantes pour les exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Attribuer les numéros de stand
10
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
11
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
12
Planifier le contrôle d’accessibilité
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Commander le catering
2 personnes
15
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
16
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Imprimer la liste de contacts
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes d’inscription
22
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Rappeler les exposants
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les espaces
2 personnes
29
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
30
Marquer les emplacements
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer les parois des stands
3 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Aménager le stand d’information
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Distribuer le matériel de stand
2 personnes
44
Distribuer les badges des exposants
2 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

46
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
2 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Aider les exposants
2 personnes
50
Tenir le stand d’information
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Dégager les voies de circulation
2 personnes
57
Enregistrer le nombre de participants
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les parois du stand
3 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Archiver les données d'inscription
73
Envoyer un message de remerciement aux exposants
74
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 80
Panneaux de standqté 24
Tabouretsqté 16
Comptoir d'inscription
Table d'information
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Couteauxqté 160
Cuillèresqté 160
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Imprimante d'étiquettes
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Microphones mainqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Bannières du salonqté 6
Panneaux indicateursqté 16
Numéros de standqté 24
Présentoirs de tableqté 24
Presse-papiersqté 12
Présentoirsqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 24
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions, puis envoyez aux exposants un document unique avec leur numéro de stand, le plan, les horaires d’installation et les consignes d’accès.
Fermez les inscriptions visiteurs au moins 48 heures avant le salon afin d’imprimer les listes et les badges nominatifs. Gardez une liste de contacts à jour pour les changements de dernière minute.
Dessinez le parcours depuis l’entrée jusqu’aux stands, aux sanitaires et à la sortie. Vérifiez l’accessibilité avant l’installation, pas le matin de l’ouverture, lorsque les tables et les panneaux sont déjà en place.
Calculez les boissons pour chaque temps du salon et mettez-les au frais la veille. Les tasses, verres, carafes, machines à café et thermos sont souvent oubliés alors que le catering est déjà commandé.
Réservez un créneau d’installation distinct de l’accueil du public et prévoyez des bénévoles par zone : inscription, information, circulation et assistance. Testez aussi les rallonges, multiprises, imprimantes et microphones avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des soins ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires et la liste des exposants sont suffisamment stabilisés, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Arrêtez les inscriptions 48 heures avant pour préparer les listes et les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables, chaises, panneaux, comptoirs et numéros de stand. Ajoutez 30 minutes pour tester l’accueil, les imprimantes, les rallonges et le parcours des visiteurs.
Combien de boissons prévoir pour un salon des soins ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire selon la durée et la météo. Refroidissez les boissons la veille et gardez une réserve accessible pendant toute la journée.
Quand confirmer les exposants et leurs besoins alimentaires ?: Demandez la confirmation des exposants au moins 10 jours avant le salon et recueillez les besoins alimentaires au même moment. Envoyez ensuite le plan du stand et les consignes pratiques au plus tard 7 jours avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.