Gesundheitsmesse organisieren: Schritt für Schritt zum Messetag

Eine Gesundheitsmesse steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Aussteller und Öffnungszeiten festlegen, danach Registrierung, Standaufteilung und Besucherführung planen. Plane Barrierefreiheit und Erste Hilfe nicht erst am Vortag ein, sondern prüfe sie während der Veranstaltungsplanung. Zwei bis drei Wochen vor der Messe sollten Aussteller ihre Standnummern und alle Anreiseinformationen erhalten. Kurz vor der Öffnung zählen ausgedruckte Listen, Namensschilder, gekühlte Getränke und getestete Technik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Besucherregistrierung öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Aussteller bestätigen
2 Personen
8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
9
Standnummern zuweisen
10
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
11
Besucherroute festlegen
2 Personen
12
Barrierefreiheitsprüfung planen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
16
Werbematerial verteilen
2 Personen
17
Freiwillige einplanen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Material prüfen
19
Kontaktliste ausdrucken
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Anmeldelisten ausdrucken
22
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Aussteller erinnern
27
Location öffnen
2 Personen
28
Räume kontrollieren
2 Personen
29
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
30
Standplätze markieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Standwände aufstellen
3 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
36
Infotisch einrichten
2 Personen
37
Beschilderung aufhängen
2 Personen
38
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Catering bereitstellen
3 Personen
41
Snacks präsentieren
2 Personen
42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Standmaterial verteilen
2 Personen
44
Aussteller-Badges verteilen
2 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

46
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
47
Besucher begrüßen
2 Personen
48
Programmhefte verteilen
2 Personen
49
Aussteller unterstützen
2 Personen
50
Infotisch betreuen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Toiletten kontrollieren
2 Personen
56
Laufwege freihalten
2 Personen
57
Teilnehmerzahlen erfassen
58
Fundgegenstände registrieren
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Ausstellende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Catering aufräumen
3 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Abfall trennen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Standwände abbauen
3 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Materialien verpacken
3 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Restbestand einlagern
2 Personen
72
Registrierungsdaten archivieren
73
Dankeschön an Aussteller verschicken
74
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StandwändeAnz. 24
HockerAnz. 16
Registrierungstheke
Infotisch
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 160
GabelnAnz. 160
MesserAnz. 160
LöffelAnz. 160
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Drucker
Etikettendrucker
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2
HandmikrofoneAnz. 2

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlschüsselnAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 8
MessebannerAnz. 6
WegweiserAnz. 16
StandnummernAnz. 24
TischdisplaysAnz. 24
KlemmbretterAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Reinigungswagen
MikrofasertücherAnz. 24
HanddesinfektionsstationenAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 8
Papier-SpenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Termin und Ausstellerliste. Öffne die Besucherregistrierung erst, wenn Öffnungszeiten, Kapazität und Ernährungswünsche für das Catering feststehen.
Erstelle den Standplan spätestens zwei Wochen vor der Messe. Vergib eindeutige Standnummern und sende jedem Aussteller Lageplan, Aufbauzeiten und die benötigten Informationen.
Plane die Besucherroute vom Registrierungstresen über die Messetische bis zum Ausgang. Prüfe mindestens eine Woche vorher, ob Wege, Türen und Informationspunkte barrierefrei erreichbar sind.
Rechne Getränke nicht nur für die Aussteller: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein und stelle Wasser in Wasserkannen sowie Kaffee in Thermoskannen bereit.
Drucke Kontaktliste, Anmeldelisten und Namensschilder am Vortag aus. Teste Laptops, Drucker, Etikettendrucker, Mikrofone und Ladestationen ebenfalls spätestens am Vortag, damit am Morgen nur noch aufgebaut werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Gesundheitsmesse organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen legst du Termin und Aussteller fest; spätestens zwei Wochen vor der Messe sollten Registrierung, Standplan und Ausstellerinformationen fertig sein.
Wann sollte man die Aussteller einer Gesundheitsmesse bestätigen?: Bestätige Aussteller möglichst vier bis sechs Wochen vor dem Messetermin. Verschicke Standnummer, Aufbauzeiten, Besucherroute und technische Hinweise spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gesundheitsmesse?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Ergänze diese Menge um einen Vorrat für Helfer und Aussteller und kühle die Getränke am Vortag.
Was muss am Tag vor einer Gesundheitsmesse erledigt sein?: Am Vortag sollten Namensschilder, Anmeldelisten, Kontaktliste sowie Weg- und Sicherheitsschilder gedruckt und die Materialien zusammengestellt sein. Teste außerdem Drucker, Etikettendrucker, Mikrofone und Ladestationen und stelle Erste-Hilfe-Material bereit.

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