LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een zorgbeurs organiseren

Een zorgbeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je regelt tegelijk exposanten, registratie, routing, toegankelijkheid, catering en de techniek op locatie. Met deze checklist werk je van de eerste planning naar een beursdag waarop bezoekers snel hun weg vinden en exposanten op tijd kunnen opbouwen. Let vooral op informatie die vaak te laat wordt verzameld: dieetwensen, standgegevens, contactnummers en afspraken over laden, lossen en bemensing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Beursdatum en tijden vastleggen

    2 personen

  • Exposantenlijst samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Bezoekersregistratie openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Exposanten bevestigen

    2 personen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Standnummers toewijzen

  • Exposanteninformatie versturen

    2 personen

  • Bezoekersroute bepalen

    2 personen

  • Toegankelijkheidscontrole plannen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Drankvoorraad bepalen

    2 personen

  • Promotiemateriaal verspreiden

    2 personen

  • Vrijwilligers inplannen

    2 personen

  • EHBO-middelen controleren

  • Contactlijst afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Registratielijsten afdrukken

  • Route- en veiligheidsborden maken

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Exposanten herinneren

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen lossen

    4 personen

  • Standplaatsen markeren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Standwanden plaatsen

    3 personen

  • Standnummers ophangen

    2 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes presenteren

    2 personen

  • Exposanten ontvangen

    3 personen

  • Standmateriaal uitdelen

    2 personen

  • Exposantenbadges uitdelen

    2 personen

  • Laatste veiligheidsronde lopen

    2 personen

Event

  • Registratiebalie bemannen

    3 personen

  • Bezoekers welkom heten

    2 personen

  • Programmafolders uitdelen

    2 personen

  • Exposanten ondersteunen

    2 personen

  • Informatietafel bemannen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Looproutes vrijhouden

    2 personen

  • Deelnemersaantallen registreren

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Laatste bezoekers informeren

    2 personen

  • Exposanten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    4 personen

  • Standwanden afbreken

    3 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Materialen verpakken

    3 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Registratiegegevens archiveren

  • Exposantenbedankje versturen

  • Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Beurstafelsaantal 24
  • Stoelenaantal 80
  • Standwandenaantal 24
  • Krukkenaantal 16
  • Registratiebalie
  • Informatietafel
  • Kapstokkenaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Glazenaantal 160
  • Bordenaantal 160
  • Vorkenaantal 160
  • Messenaantal 160
  • Lepelsaantal 160
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveertangenaantal 12

Apparatuur

  • Laptopsaantal 2
  • Printers
  • Labelprinter
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 12
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Oplaadstationsaantal 2
  • Handmicrofoonsaantal 2

Keuken

  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Flessenopenersaantal 4
  • Koelkommenaantal 8

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 24
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Beursbannersaantal 6
  • Pijlbordenaantal 16
  • Standnummersaantal 24
  • Tafeldisplaysaantal 24
  • Klembordenaantal 12
  • Presentatiestandaardsaantal 24

Verlichting

  • Ledlampenaantal 12
  • Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

  • Bezemaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakkar
  • Microvezeldoekenaantal 24
  • Handdesinfectiestationsaantal 8
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Rubberen handschoenenaantal 8
  • Papierdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de beursdatum, openingstijden en opbouwtijd eerst vast. Plan de standindeling daarna, zodat je weet hoeveel beurstafels, stoelen, standwanden en aansluitpunten nodig zijn.
  • Open de bezoekersregistratie zodra de exposantenlijst en het programma voldoende duidelijk zijn. Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen uit en sluit de verwerking minimaal enkele dagen voor de beurs af.
  • Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang tot aan de stands, registratiebalie en catering. Controleer de route vooraf op toegankelijkheid en plaats route- en veiligheidsborden voordat exposanten binnenkomen.
  • Stuur exposanteninformatie niet pas op de beursdag. Vermeld standnummer, opbouwtijd, contactpersoon, beschikbare materialen en praktische informatie over stroom, zodat niemand op het laatste moment een stekkerdoos, verlengkabel of extra tafel moet zoeken.
  • Test de registratie en presentatieapparatuur vóór de opening. Print registratielijsten, contactlijsten en naambadges vooraf en controleer laptops, printers, labelprinter, microfoons, oplaadstations en koffieapparatuur op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zorgbeurs organiseren?
Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Open de bezoekersregistratie zodra het programma en de standindeling voldoende vaststaan; verwerk de laatste aanmeldingen enkele dagen voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een zorgbeurs?
Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen en standwanden, het aansluiten van apparatuur en het klaarzetten van de registratiebalie. Laat exposanten eerder binnen als zij eigen materialen of presentaties moeten opbouwen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een zorgbeurs verzamelen?
Vraag dieetwensen direct bij de bezoekersaanmelding uit. Geef het definitieve aantal en de verzamelde wensen uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs door aan de catering, zodat aangepaste opties kunnen worden geregeld.
Wat moet ik op de beursdag als eerste controleren?
Controleer minimaal 90 minuten voor opening de entree, bezoekersroute, toegankelijkheid, registratie, standnummers, veiligheidsborden en techniek. Zet gekoelde dranken op tijd klaar en zorg dat contactlijsten en naambadges bij de balie liggen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!