Organiser un salon des soins sans rien oublier

Un salon des soins demande une coordination précise entre exposants, visiteurs et équipe d’accueil. Commence par fixer les horaires, recenser les exposants et ouvrir les inscriptions, puis avance vers le plan des stands, le catering et la signalétique. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : badges, listes imprimées, boissons refroidies, rallonges et matériel de premiers secours. Cette checklist te donne un ordre de préparation concret pour arriver au jour J avec un accueil fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Planifier le contrôle d’accessibilité
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Imprimer la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rappeler les exposants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer le matériel de stand
2 personnes
Distribuer les badges des exposants
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Enregistrer le nombre de participants
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les parois du stand
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 80
Panneaux de standqté 24
Tabouretsqté 16
Comptoir d'inscription
Table d'information
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Couteauxqté 160
Cuillèresqté 160
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Imprimante d'étiquettes
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Microphones mainqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Compositions floralesqté 8
Bannières du salonqté 6
Panneaux indicateursqté 16
Numéros de standqté 24
Présentoirs de tableqté 24
Presse-papiersqté 12
Présentoirsqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 24
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque les horaires et le parcours des visiteurs avant d’attribuer les stands. Envoie ensuite à chaque exposant son numéro, son emplacement et les informations pratiques dans un même message.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et demande les besoins alimentaires dès l’enregistrement. Prépare une liste imprimée des inscrits en plus de la version numérique, au cas où l’imprimante ou le réseau tombe en panne.
Vérifie l’accessibilité avant l’installation finale : parcours dégagé, comptoir d’inscription utilisable et signalétique visible. Fais un contrôle sur place au moins la veille, pas seulement sur le plan.
Compte les boissons séparément pour les exposants, les visiteurs et les bénévoles. Refroidis-les avant l’ouverture et répartis les gobelets, tasses, carafes et thermos près des points de service.
Rassemble le matériel au moins 24 heures avant l’accueil : badges, imprimante d’étiquettes, multiprises, rallonges, chargeurs, microphones et trousse de premiers secours. Garde une liste de contacts imprimée au comptoir d’inscription.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un salon des soins ?: Envoie les invitations au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Garde ensuite 2 semaines pour relancer les invités, traiter les inscriptions et confirmer les exposants.
Quand confirmer les exposants d’un salon des soins ?: Demande une confirmation définitive environ 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps d’attribuer les numéros de stand, d’établir le plan et d’envoyer les consignes pratiques.
Combien de temps avant faut-il préparer les badges et les listes d’inscription ?: Prépare les badges nominatifs et imprime une première liste 2 à 3 jours avant l’ouverture. Imprime une version actualisée le matin même et garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quand commander le catering et vérifier les boissons ?: Passe la commande du catering au moins 7 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifie les quantités et mets les boissons au frais la veille, afin de ne pas gérer ces tâches pendant l’installation.

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