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Gesundheitsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gesundheitsmesse steht und fällt mit klaren Abläufen: Aussteller brauchen rechtzeitig ihre Standinformationen, Besucher eine einfache Registrierung und das Team einen belastbaren Zeitplan. Plane zuerst Termin, Raumaufteilung und Besucherroute, bevor du Einladungen und Werbematerial verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Technik und die Ausstattung der Stände. Kurz vor dem Termin zählen Ausdrucke, Beschilderung, gekühlte Getränke und ein geprüfter Erste-Hilfe-Bestand.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherregistrierung öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Ausstellerinformationen versenden

    2 Personen

  • Besucherroute festlegen

    2 Personen

  • Barrierefreiheitsprüfung planen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränkevorrat festlegen

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldelisten ausdrucken

  • Weg- und Sicherheitsschilder erstellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Aussteller erinnern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle ausladen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterial verteilen

    2 Personen

  • Aussteller-Badges verteilen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Infotisch betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Teilnehmerzahlen erfassen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Ausstellende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien verpacken

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

  • Dankeschön an Aussteller verschicken

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 24
  • HockerAnz. 16
  • Registrierungstheke
  • Infotisch
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 160
  • TellerAnz. 160
  • GabelnAnz. 160
  • MesserAnz. 160
  • LöffelAnz. 160
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • Etikettendrucker
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlschüsselnAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MessebannerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 16
  • StandnummernAnz. 24
  • TischdisplaysAnz. 24
  • KlemmbretterAnz. 12
  • PräsentationsständerAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Reinigungswagen
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HanddesinfektionsstationenAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • GummihandschuheAnz. 8
  • Papier-SpenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller anschreibst. So können sie ihre Teilnahme bestätigen und du verschickst Einladungen mit vollständigen Angaben.
  • Schließe die Standaufteilung ab, bevor du Standnummern und Ausstellerinformationen versendest. Besucherroute, Fluchtwege und eine barrierefreie Prüfung sollten dabei gemeinsam kontrolliert werden.
  • Öffne die Besucherregistrierung frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend, damit Catering und Namensschilder nicht erst in den letzten Tagen entstehen.
  • Plane Technik nicht nur für die Stände: Laptops, Drucker, Etikettendrucker, Ladestationen und Handmikrofone brauchen feste Plätze und ausreichend Verlängerungskabel.
  • Drucke Kontaktliste, Anmeldelisten sowie Weg- und Sicherheitsschilder spätestens am Vortag. Getränke kühlst du erst nach dem Aufbau ein, damit Kühlboxen und Arbeitsflächen frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gesundheitsmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ausstellerliste und Raumplanung. Einladungen und Ausstelleranfragen sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe verschickt werden.
Wann sollte die Besucherregistrierung für eine Gesundheitsmesse starten?
Öffne die Registrierung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe Anmeldungen mindestens zweimal pro Woche und schließe die finale Liste 2 bis 3 Tage vorher.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gesundheitsmesse?
Rechne pro Besucher mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser für einen halben Messetag. Für das Organisationsteam und Aussteller solltest du zusätzlich ungefähr 1 Liter pro Person einplanen.
Was muss am Tag vor der Gesundheitsmesse vorbereitet sein?
Am Vortag sollten Standnummern, Namensschilder, Anmeldelisten und Sicherheitsschilder fertig sein. Prüfe außerdem Erste-Hilfe-Material, Drucker, Mikrofone und Ladestationen und stelle die Kontaktliste ausgedruckt bereit.

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