Zondagsdienst organiseren: een praktische checklist
Een zondagsdienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een orde van dienst en een paar stoelen. Je regelt vooraf de voorganger, muzikanten, liederen, aanmeldingen en dieetwensen; op de dag zelf komen techniek, ontvangst, kinderoppas en koffie erbij. Werk terug vanaf het begintijdstip en plan de laatste controles op dezelfde ochtend. Met deze checklist houd je de voorbereiding, inrichting en afsluiting van de dienst overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastvoorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Liederen en teksten selecteren
2 personen
Orde van dienst opstellen
2 personen
Mededelingen verzamelen
Programma's afdrukken
2 personen
Kerkruimte reserveren
Kinderoppas afstemmen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koffie- en theeset klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Liturgische tafel inrichten
2 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Event
Deuren openen en bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Zondagsdienst begeleiden
4 personen
Collecte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Afsluitend gebed begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiehoek opruimen
2 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Kleedtafelsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Theelepelsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Melkkannenaantal 4
- Suikerkommenaantal 4
Keuken
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Kruizenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 4
- Naambordjesaantal 40
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Kannenaantal 6
- Schenkflessenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Broodmandenaantal 4
- Suikerdispensersaantal 4
- Waterdispensersaantal 2
- Collecteschalenaantal 2
- Kinderbekersaantal 20
- Kinderbordjesaantal 20
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Bevestig gastvoorganger en muzikanten uiterlijk 2 weken vooraf. Leg ook de liederen, teksten en mededelingen vast voordat je de orde van dienst afrondt.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en controleer de boodschappenlijst minstens 3 dagen vooraf. Zo kun je koffie, thee en eten nog gericht aanpassen.
- Plan de geluidscontrole minimaal 60 minuten voor aanvang. Test alle microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen voordat bezoekers binnenkomen.
- Richt de kerkzaal minstens 45 minuten vooraf in met stoelen, ontvangsttafels, liturgische tafel en bewegwijzering. Leg programma’s pas neer nadat de zitplaatsen en looproutes kloppen.
- Zet koffie en thee niet pas bij de start klaar: bereid de apparatuur en het servies 30 minuten vooraf voor. Controleer ook kannen, melkkannen, suikerkommen, kopjes en theelepels.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zondagsdienst organiseren?
- Begin bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf met datum, ruimte, voorganger en muzikanten. Rond de orde van dienst, teksten en mededelingen uiterlijk 3 dagen voor de dienst af.
- Wanneer moet ik de techniek voor een zondagsdienst testen?
- Test microfoons, luidsprekers en instrumenten minimaal 60 minuten voor aanvang. Houd daarna nog 15 minuten over om kabels, standaards of het geluidsniveau aan te passen.
- Hoeveel koffie en thee heb ik nodig na een zondagsdienst?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 kopjes per aanwezige volwassene en houd 10 procent extra achter de hand. Zet daarnaast voldoende kopjes, lepels, melk en suiker klaar voor die hoeveelheid.
- Wanneer zet ik de kerkzaal klaar voor een zondagsdienst?
- Begin minimaal 45 minuten voor aanvang met stoelen, tafels, liturgische tafel, programma’s en bewegwijzering. Open de deuren pas nadat de ontvangst en de looproute zijn gecontroleerd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!