Checklist para organizar el Servicio del domingo
Organizar un Servicio del domingo requiere coordinar el culto y la recepción sin dejar tareas para el último momento. Esta checklist reúne el orden práctico: confirmar horarios, invitados y participantes, preparar canciones y avisos, organizar la iglesia y dejar listo el café y el té. También contempla lo que suele fallar el mismo día, como los micrófonos, la señalización, las preferencias dietéticas y la distribución de las sillas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y los horarios
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar al predicador invitado
Confirmar músicos
Seleccionar canciones y textos
2 personas
Elaborar el orden del acto
2 personas
Recopilar avisos
Imprimir programas
2 personas
Reservar el espacio de la iglesia
Coordinar el cuidado de niños
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar el set de café y té
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar la mesa litúrgica
2 personas
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos musicales
2 personas
Colocar los programas
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Evento
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Guiar el servicio del domingo
4 personas
Acompañar la colecta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
2 personas
Guiar la oración final
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la zona de café
2 personas
Volver a colocar las sillas y mesas
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Devolver el material prestado
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mesas de maquillajecant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cucharillascant. 70
- Cucharonescant. 6
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Crucescant. 2
- Arreglos floralescant. 4
- Pancartas con nombrescant. 40
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Jarrascant. 6
- Botellas para servircant. 6
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cestas de pancant. 4
- Dispensadores de azúcarcant. 4
- Dispensadores de aguacant. 2
- Cuencos para colectacant. 2
- Vasos para niñoscant. 20
- Platos infantilescant. 20
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra la fecha, los horarios y las inscripciones con varios días de margen. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, para no improvisar opciones durante la recepción.
- Confirma al predicador invitado y a los músicos al menos una semana antes. En ese momento también conviene cerrar las canciones, los textos y el orden del acto.
- Haz una prueba completa de sonido antes de abrir las puertas: comprueba los micrófonos, los soportes, los altavoces, los cables y las regletas, no solo que el equipo encienda.
- Prepara la sala en dos zonas claras: sillas y mesa litúrgica para el acto, y mesas de recepción para el café. Deja los programas colocados y la entrada señalizada antes de que lleguen los visitantes.
- Calcula el café y el té para toda la recepción y deja tazas, vasos, platos, cucharillas, jarras y leche juntos. Preparar el servicio con antelación evita que alguien tenga que abandonar la bienvenida para buscar utensilios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Servicio del domingo?
- Empieza entre 7 y 14 días antes para confirmar la fecha, el predicador, los músicos, las inscripciones y el cuidado de niños. Reserva el último día para imprimir programas, revisar la compra y confirmar los horarios.
- ¿Cuándo se debe probar el sonido de la iglesia?
- Haz la prueba el mismo día, al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, altavoz, soporte, cable y regleta con las personas que participarán en el acto.
- ¿Cuánto café y té preparar para la recepción del domingo?
- Calcula aproximadamente 2 tazas por persona si la recepción dura alrededor de una hora, y añade un margen del 10 al 15 %. Ajusta la compra según las inscripciones y las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuándo colocar las sillas, los programas y la señalización?
- Deja la sala montada entre 45 y 60 minutos antes del inicio. Así todavía tendrás tiempo para corregir la distribución, colocar los programas, preparar la entrada y recibir a los visitantes sin prisas.
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