Checklist pour organiser un service du dimanche
Un service du dimanche demande une coordination précise entre l’accueil, le déroulement liturgique, la musique et le moment convivial. Commence par confirmer la date et les horaires, puis organise les inscriptions, les besoins alimentaires et les intervenants. Dans les jours précédents, vérifie les programmes, le matériel audio, la garde des enfants et les achats. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les chaises, tester les micros, préparer le café et ouvrir les portes sans précipitation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et les heures
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer l’intervenant invité
Confirmer les musiciens
Sélectionner les chants et les textes
2 personnes
Établir l’ordre du service
2 personnes
Collecter les annonces
Imprimer les programmes
2 personnes
Réserver l’espace de l’église
Coordonner la garde des enfants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service à café et à thé
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer la table liturgique
2 personnes
Tester le son et les micros
2 personnes
Installer les instruments de musique
2 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Encadrer le service du dimanche
4 personnes
Encadrer la collecte
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Animer la prière finale
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le coin café
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 8
- Tables de maquillageqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Louchesqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Croixqté 2
- Compositions floralesqté 4
- Badges nominatifsqté 40
Catering
- Glacièresqté 3
- Carafesqté 6
- Bouteilles verseusesqté 6
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Corbeilles à painqté 4
- Distributeurs de sucreqté 4
- Distributeurs d'eauqté 2
- Plateaux de collecteqté 2
- Gobelets pour enfantsqté 20
- Assiettes pour enfantsqté 20
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 5 à 7 jours avant le service. Tu sauras ainsi combien de programmes, de places et de portions prévoir.
- Bloque un créneau de 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour installer les chaises, les tables d’accueil, la table liturgique et la signalisation.
- Teste les microphones, les pieds de micro, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 30 minutes avant le début. Fais aussi un essai avec les musiciens dans l’ordre prévu.
- Prépare le café et le thé avant l’ouverture des portes, puis dispose les tasses, verres, assiettes, cuillères, pichets de lait et sucriers sur les tables de service. Prévois une personne pour réapprovisionner pendant le moment convivial.
- Ne laisse pas l’impression des programmes et la collecte des annonces au dernier jour : fixe une date limite de 3 à 4 jours avant le service pour relire l’ordre, les chants et les textes.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un service du dimanche ?
- Envoie-les idéalement 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixe la réponse définitive 5 à 7 jours avant afin de connaître les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une église avant un service ?
- Prévois au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai couvre l’installation des chaises, de l’accueil, de la table liturgique, des instruments et la vérification du son.
- Quand tester les micros et les haut-parleurs ?
- Fais un premier contrôle la veille si possible, puis un test complet au moins 30 minutes avant le début. Vérifie chaque microphone, les câbles, les rallonges et le niveau sonore avec les intervenants.
- Quand préparer le café et le thé pour un service du dimanche ?
- Prépare les boissons juste avant l’ouverture des portes, généralement 20 à 30 minutes avant le service. Installe aussi la vaisselle et les accessoires à ce moment-là pour éviter de quitter l’accueil pendant le déroulement.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !