Checklist voor een zomerdansfeest organiseren

Een zomerdansfeest vraagt om meer dan muziek en hapjes. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen en dieetwensen, en controleert kort voor de start het weer, de leveringen en je boodschappen. Op de dag zelf bouw je de dansvloer, tenten, tafels, verlichting en geluidsinstallatie in de juiste volgorde op. Deze checklist bundelt 69 taken en 59 spullen, zodat je niets op het laatste moment hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering locatie bevestigen
Muziekprogramma samenstellen
Afspeellijsten downloaden
Weersvoorspelling controleren
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes inkopen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Aanmeldlijst klaarleggen
Vrijwilligers instrueren

Event

Deuren openen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Muziek starten
Hapjes serveren
3 personen
Dansvloer begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Lichtstanden aanpassen
Avondhapjes serveren
3 personen
Verjaardagsmoment begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Muziek beëindigen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Restanten gekoeld wegzetten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluid demonteren
2 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-laptop
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Laptopoplader

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 4
Discolampenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Papieren waaiersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersvoorspelling uiterlijk de dag vóór het feest en bepaal vooraf waar de partytenten komen. Zo kun je tafels, stoelen en de dansvloer meteen logisch indelen.
Download afspeellijsten vóór de gasten komen en test de DJ-laptop, het mengpaneel, de actieve speakers en de microfoon. Houd ook een laptopoplader en kabelhaspels bij de hand.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet herbruikbare glazen, wijnglazen en koffiekopjes apart klaar. Voorzie op de welkomsttafel ook ruimte voor praktische informatie over het programma.
Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen opstelt. Sluit daarna de verlichting aan en plak stroomkabels veilig af, zodat niemand tijdens het dansen struikelt.
Controleer dieetwensen vóór je hapjes inkoopt en label geschikte schalen bij het klaarzetten. Was en snijd fruit pas op de dag zelf, zodat het vers blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerdansfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de locatie. Regel muziek, tenten en apparatuur uiterlijk 2 weken van tevoren en doe de boodschappen in de laatste dagen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een zomerdansfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor elk volgend uur kun je ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon aanhouden; zet ook ruim water en koffie klaar.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsinstallatie testen?: Sluit de installatie op de dag zelf minimaal 2 uur vóór ontvangst van de gasten aan. Test dan het geluidsniveau, de microfoon, alle kabels en de afspeellijsten voordat de dansvloer opengaat.
Wanneer controleer ik het weer voor een zomerdansfeest?: Controleer de voorspelling 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Zet partytenten en tafels klaar zodra de weersverwachting daarom vraagt, in plaats van te wachten tot de eerste regenbui.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.