Checklist para tu fiesta de baile de verano
Organizar una fiesta de baile de verano resulta más sencillo si divides los preparativos por fechas. Primero confirma el recinto, las invitaciones y las preferencias alimentarias; después cierra la música, las compras y las entregas. El día anterior tendrás que enfriar las bebidas, preparar la comida y revisar el pronóstico. El mismo día, reserva tiempo para montar las carpas, despejar la pista, probar el sonido y asegurar los cables.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva del recinto
Preparar el programa musical
Descargar listas de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar las entregas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprar aperitivos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Comprobar los baños
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Preparar la lista de registro
Instruir a los voluntarios
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Poner la música en marcha
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la pista de baile
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Reponer café y té
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Ajustar los modos de iluminación
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Guiar el momento de cumpleaños
2 personas
Anunciar la última ronda
Finalizar la música
Despedir a los invitados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 80
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil para DJ
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
- Cargador de portátil
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 4
- Luces de discotecacant. 2
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Abanicos de papelcant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Decoración de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas para servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Pide también las preferencias dietéticas para calcular platos, aperitivos y bebidas sin improvisar.
- Confirma el recinto y las carpas como mínimo 2 semanas antes. Comprueba que caben las mesas, las sillas y la pista de baile, y deja una zona separada para la mesa de bienvenida y los percheros.
- Prepara la música y descarga las listas de reproducción al menos 3 días antes. Prueba los altavoces activos, la mesa de mezclas, el portátil y el micrófono antes de que lleguen los invitados.
- Haz la compra 1 o 2 días antes, salvo los productos muy frescos. Enfría las bebidas la víspera y prepara los aperitivos, la fruta cortada y el café o té siguiendo un orden que evite ocupar la pista de baile.
- Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje final. Coloca primero mesas y sillas, después la iluminación y la decoración, y termina conectando el sonido; fija los cables al suelo con cinta para evitar tropiezos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de baile de verano?
- Empieza unas 3 semanas antes para enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Confirma el recinto, las carpas y las entregas como mínimo 2 semanas antes, y deja los últimos 2 días para compras y preparación.
- ¿Cuándo hay que preparar la música para una fiesta de baile?
- Prepara el programa musical y descarga las listas de reproducción al menos 3 días antes. Haz una prueba completa del sonido el día anterior o, como mínimo, 2 horas antes de la llegada de los invitados.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una fiesta de baile de verano?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, carpas, decoración, iluminación y sonido. Añade otros 30 minutos para probar el nivel de sonido y revisar que los cables estén asegurados.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas la víspera, para que tengan tiempo suficiente de alcanzar la temperatura adecuada. Prepara los aperitivos y corta la fruta el mismo día, idealmente entre 2 y 4 horas antes de empezar.
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