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Sommer-Tanzfest organisieren: die Checkliste

Ein Sommer-Tanzfest braucht mehr als Musik und ein paar Getränke. Plane zuerst Ort, Gäste und Ablauf, danach Essen, Getränke und Technik. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Tanzfläche, Buffet, Willkommenstisch und Stromanschlüsse sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und weist auf Dinge hin, die oft zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Musikprogramm zusammenstellen

  • Playlists herunterladen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks einkaufen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Ton anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Stromkabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Anmeldeliste bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Musik starten

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Tanzfläche betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Lichtstimmungen anpassen

  • Abendhäppchen servieren

    3 Personen

  • Geburtstagsmoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Musik beenden

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Reste gekühlt verstauen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Ton abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • DJ-Laptop
  • MikrofonAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • Laptop-Ladegerät

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4
  • DiscolampenAnz. 2
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • PapierfächerAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • TischdekorationAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und bearbeite die Anmeldungen laufend. Erfasse dabei Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Fest, damit Snacks und Obst passend geplant werden können.
  • Bestätige die Reservierung der Location 10 bis 14 Tage vorher erneut und prüfe die Wettervorhersage am Vortag. Bei einem Fest mit Partyzelten sollte der Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn starten.
  • Lade Playlists und das Musikprogramm nicht erst vor Ort herunter. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Lautstärke mindestens 60 Minuten vor Beginn und klebe Stromkabel vollständig ab.
  • Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Start. Stelle wiederverwendbare Gläser, Weingläser sowie Kaffee- und Teetassen getrennt bereit, damit am Buffet kein Engpass entsteht.
  • Räume die Tanzfläche vor dem Aufstellen der Tische und Stühle frei. Richte den Willkommenstisch, die Garderobe und das Buffet mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein; so musst du Gäste nicht während des Aufbaus begrüßen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Sommer-Tanzfest organisieren?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Einladungen und der Location. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferungen und die Einkaufsliste.
Wann soll ich die Getränke für ein Sommer-Tanzfest kühlen?
Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Bei warmem Wetter ist es sinnvoll, zusätzliche Kühlmöglichkeiten schon am Vorabend bereitzustellen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Sommer-Tanzfests?
Plane mindestens 3 Stunden für Partyzelte, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Der Sound- und Lautstärketest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für das Sommer-Tanzfest prüfen?
Prüfe das Wetter 24 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Entscheide dann, ob Partyzelte, Beleuchtung und die geplante Aufteilung angepasst werden müssen.

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