Checklist voor een ziekenhuis open dag organiseren

Een ziekenhuis open dag vraagt om meer dan rondleidingen en koffie. Je stemt publieksruimtes, routes, medewerkers en aanmeldingen op elkaar af, terwijl patiëntveiligheid en privacy leidend blijven. Begin met datum en programma, werk daarna de rondleidingen, communicatie en bezetting uit. In de laatste week controleer je de route, materialen, techniek en catering. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld, zoals naambadges, informatieborden, dieetwensen en een duidelijke briefing voor alle medewerkers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Publieksruimtes selecteren
2 personen
Rondleiders aanwijzen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingen reserveren
2 personen
Leveringen reserveren
Catering bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor medewerkers maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Informatieborden maken
3 personen
Programmafolders printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanmeldlijst bijwerken
2 personen
Route en veiligheid controleren
3 personen
Ruimtes opruimen
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Infostands inrichten
6 personen
Demonstraties klaarzetten
5 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
3 personen
Techniek testen
2 personen
Medewerkers briefen
4 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Bezoekers naar activiteiten wijzen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Medische demonstraties geven
5 personen
Informatiestands bemannen
10 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffettafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Registratiebalie sluiten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Infostands afbreken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalieaantal 2
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Presentatieschermenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenstandaardsaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Fotowand
Decoratieve pijlenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Koelplatenaantal 12
Waterdispensersaantal 3

Catering

Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Programmafoldersaantal 600
Inschrijfformulierenaantal 600
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 600
Menukaartenaantal 20
Servettenhoudersaantal 20
Boodschappen
Waterkannenaantal 12
Koelboxen voor dieetproductenaantal 3
Koelmattenaantal 20
Etikettenhoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Pedaalemmersaantal 8

Verlichting

LED-tafellampenaantal 10
LED-lichtsnoerenaantal 6

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsloten en bepaal vooraf hoeveel bezoekers per groep meekunnen. Zo voorkom je opstoppingen bij liften, afdelingen en smalle gangen.
Verstuur uitnodigingen pas nadat het programma en aanmeldformulier zijn gecontroleerd. Houd de aanmeldlijst dagelijks bij zodra de inschrijvingen binnenkomen en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding.
Maak voor elke publieksroute een korte veiligheidscontrole: controleer doorgangen, tijdelijke obstakels, nooduitgangen en ruimtes waar bezoekers niet mogen komen. Herhaal deze controle op de ochtend zelf.
Regel techniek en stroom minstens één dag vooraf. Test microfoons, laptops, projectoren en presentatieschermen op hun werkelijke plek en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Geef medewerkers vóór de start een briefing van maximaal 30 minuten met route, tijdschema, aanspreekpunt en procedure bij een incident. Leg registratiebalie, naambadges, programmafolders en bewegwijzering vóór opening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ziekenhuis open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en publieksruimtes. Plan de communicatie en aanmeldingen daarna, zodat je in de laatste 2 weken vooral bezetting, catering, materialen en veiligheid controleert.
Hoeveel bezoekers kan ik per rondleiding toelaten?: Bepaal het aantal op basis van de kleinste ruimte en de veilige looproute; kies liever meerdere groepen dan één grote groep. Plan bijvoorbeeld tijdsloten met 10 tot 15 minuten tussen vertrek en terugkomst, zodat groepen elkaar niet kruisen.
Wanneer moet ik de catering voor een ziekenhuis open dag bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen redelijk vaststaan. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de open dag door.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer 60 tot 90 minuten voor opening de registratiebalie, bewegwijzering, rondleiders, techniek, dranken en publieksroutes. Loop daarna nog één keer langs nooduitgangen en afgeschermde ruimtes voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.