Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à l’hôpital

Une journée portes ouvertes à l’hôpital demande une coordination précise entre l’accueil, les visites guidées, les équipes et les prestataires. Commencez par fixer le programme, les espaces accessibles et le nombre de visiteurs attendu, puis avancez vers les inscriptions et la logistique. Les besoins alimentaires, la sécurité des itinéraires et le briefing du personnel sont souvent traités trop tard. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des espaces et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Composer les visites guidées
2 personnes
Sélectionner les espaces d’accueil du public
2 personnes
Désigner des guides
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
2 personnes
Réserver les livraisons
Commander le catering
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
Concevoir la signalétique
2 personnes
Créer les panneaux d'information
3 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste d’inscription
2 personnes
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
3 personnes
Ranger les espaces
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les stands d'information
6 personnes
Installer les démonstrations
5 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer le personnel
4 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Guider les visiteurs vers les activités
3 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Présenter des démonstrations médicales
5 personnes
Tenir les stands d'information
10 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Maintenir les tables du buffet propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les stands d’information
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Écrans de présentationqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pieds de ballonsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Flèches décorativesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 10
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 8
Plaques de refroidissementqté 12
Distributeurs d'eauqté 3

Catering

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Brochures du programmeqté 600
Formulaires d'inscriptionqté 600
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 600
Cartes de menuqté 20
Porte-serviettesqté 20
Courses
Carafes d’eauqté 12
Glacières pour produits diététiquesqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 20
Porte-étiquettesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 16
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateursqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Poubelles à pédaleqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 10
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des créneaux de visites guidées et indiquez clairement la durée, le point de rendez-vous et le nombre maximal de participants.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires. Mettez à jour la liste au moins une fois par semaine, puis vérifiez-la 48 heures avant l’événement.
Attribuez chaque espace à une équipe précise : accueil, visites, restauration et orientation. Un briefing écrit remis avant l’ouverture évite que les bénévoles improvisent les consignes de sécurité.
Vérifiez l’itinéraire de chaque visite avec les responsables concernés avant d’imprimer les panneaux et les programmes. Contrôlez aussi les accès, les zones interdites et les solutions de repli.
Préparez les boissons et les en-cas le jour même, en prévoyant le refroidissement des boissons plusieurs heures à l’avance. Installez le comptoir d’inscription, les badges et la signalétique avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes à l’hôpital ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, réserver les visites, organiser les équipes, ouvrir les inscriptions et commander le catering.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement, avec le formulaire d’inscription et les créneaux disponibles. Faites un rappel environ 7 jours avant pour réduire les absences et actualiser la liste des participants.
Quand préparer la signalétique et les programmes ?: Finalisez les contenus 10 à 14 jours avant, après avoir vérifié les itinéraires et les espaces ouverts au public. Imprimez les supports quelques jours avant, afin de pouvoir corriger une modification de dernière minute.
Que prévoir pour l’accueil le jour des portes ouvertes ?: Installez le comptoir d’inscription, les badges, les programmes et les flèches d’orientation au moins 60 minutes avant l’ouverture. Gardez une liste d’inscription à jour et désignez une personne pour répondre aux changements ou aux besoins particuliers.

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