Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del hospital

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el programa al menos 6 semanas antes. Define la duración de cada visita guiada, el aforo por grupo y los espacios que pueden abrirse sin comprometer la privacidad ni la seguridad.
• Publica el formulario de inscripción con tiempo y actualiza la lista cada día durante la última semana. Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y reserva las visitas guiadas según los grupos confirmados.
• Asigna un guía y un voluntario de apoyo por recorrido, además de una persona para el mostrador de registro. Entrega el briefing al personal como mínimo 48 horas antes, con horarios, rutas, contactos y qué hacer ante una incidencia.
• Haz una prueba completa de la ruta y de la señalización el día anterior. Comprueba especialmente flechas, carteles informativos, acreditaciones, micrófonos, proyectores, portátiles, cables alargadores y regletas.
• Calcula el servicio de bienvenida según las inscripciones y prepara bebidas y aperitivos antes de que lleguen los primeros visitantes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja reunidos los materiales, folletos y equipos en cada espacio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un hospital?

Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. La fecha, el programa, los espacios y las visitas guiadas deben quedar definidos antes de enviar las invitaciones; reserva al menos 2 semanas para gestionar inscripciones y preferencias dietéticas.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas hospitalaria?

Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento para poder asignar grupos, guías, voluntarios y catering. Actualiza la lista de inscripción también la víspera, porque suelen aparecer cancelaciones o cambios de horario.

¿Cuánto antes se prepara la señalización del hospital?

Diseña los carteles y las flechas al menos 10 días antes e imprímelos con varios días de margen. Haz una prueba de la ruta el día anterior y coloca la señalización antes de abrir el mostrador de registro.

¿Cuándo se debe hacer el briefing del personal y los voluntarios?

Entrega el briefing como mínimo 48 horas antes y realiza una reunión breve el mismo día, entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Repasa las rutas, los horarios, la seguridad, los contactos y la ubicación de los equipos.

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