Zangworkshop organiseren: checklist en planning

Een zangworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen nummers en een trainer regelen. Je moet deelnemersinformatie verzamelen, muzikale voorkennis en dieetwensen uitvragen en de ruimte geschikt maken voor samen zingen. Plan daarnaast tijd voor het testen van speakers, mengpaneel, microfoons en keyboard. Met deze checklist werk je van datum en programma naar ontvangst, catering en een gecontroleerde start op de workshopdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersinformatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Muzikale voorkennis inventariseren
Nummers en oefeningen selecteren
2 personen
Workshopmateriaal voorbereiden
2 personen
Bladmuziek en teksten printen
2 personen
Aanwezigheidslijst maken
Deelnemers praktische informatie sturen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Stem en lichaam opwarmen
2 personen
Zangtechniek oefenen
2 personen
Pauzedrankjes en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Groepsrepertoire instuderen
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Servies en afval opruimen
2 personen
Zanggroepen begeleiden
3 personen
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
Afsluitende cooling-down doen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen retourneren
Opnames en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 38
Tafelsaantal 6
Tafellinnenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, locatie en trainers eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat deelnemers meteen weten hoeveel tijd de workshop duurt en waar die plaatsvindt.
Vraag bij de aanmelding niet alleen naam en contactgegevens, maar ook dieetwensen en muzikale voorkennis. Gebruik die informatie om nummers en oefeningen op het juiste niveau te kiezen.
Stuur de praktische deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de route, starttijd, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer koffie, thee en pauzes zijn geregeld.
Test geluidsapparatuur minimaal 1 dag vooraf en nogmaals bij het opbouwen. Controleer actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, kabels, stekkerdozen en reservebatterijen.
Plan op de workshopdag minstens 90 minuten voor de opening van de ruimte. Zet stoelen en tafels klaar, richt de registratietafel in, leg bladmuziek en teksten klaar en test microfoons voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zangworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en trainers. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, deelnemersinformatie en catering.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig op de dag van een zangworkshop?: Reserveer minimaal 90 minuten voordat de deelnemers binnenkomen. Voor een eerste workshop of een locatie met veel apparatuur is 2 uur veiliger, vooral als speakers, microfoons, keyboard en beamer moeten worden aangesloten.
Wanneer moet ik de catering voor een zangworkshop bestellen?: Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen duidelijk zijn. Doe de laatste controle 2 dagen vooraf en haal houdbare boodschappen en drank eerder in huis.
Wanneer moet ik bladmuziek en teksten printen voor een zangworkshop?: Print de definitieve bladmuziek en teksten 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de nummers en oefeningen vaststaan. Leg per deelnemer een exemplaar klaar en houd enkele extra sets achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.