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Gesangsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gesangsworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein paar Lieder. Kläre zuerst Termin, Programm, Trainer und Betreuung, bevor du Einladungen verschickst. Bei der Anmeldung solltest du neben Kontaktdaten auch Vorkenntnisse und Ernährungswünsche erfassen. In der letzten Woche werden Noten, Übungen, Technik und Verpflegung konkret vorbereitet. Am Veranstaltungstag helfen ein Registrierungstisch, Namensschilder und ein vollständiger Techniktest dabei, pünktlich zu starten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Trainer und Betreuer festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikalische Vorkenntnisse erfassen

  • Nummern und Übungen auswählen

    2 Personen

  • Workshopmaterial vorbereiten

    2 Personen

  • Noten und Texte ausdrucken

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Teilnehmern praktische Informationen senden

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Raum öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Notenblätter bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm und Hausregeln erläutern

  • Stimme und Körper aufwärmen

    2 Personen

  • Gesangstechnik üben

    2 Personen

  • Pausengetränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppenrepertoire einstudieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    2 Personen

  • Gesangsgruppen begleiten

    3 Personen

  • Abschlusspräsentationen begleiten

    2 Personen

  • Abschließendes Cool-down durchführen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Aufnahmen und Dateien archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 38
  • TischeAnz. 6
  • TischwäscheAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Keyboard
  • Keyboardständer
  • MusikkabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Geschirr

  • WassergläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • TischdekorationAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Übungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Noten und Texte zu drucken und das Workshopmaterial zusammenzustellen.
  • Frage bei der Anmeldung drei Dinge ab: musikalische Vorkenntnisse, Ernährungswünsche und eine erreichbare Kontaktmöglichkeit. Schicke praktische Informationen spätestens 5 Tage vor dem Workshop.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Keyboard, Laptop und Beamer spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch Musikkabel, Verlängerungskabel und die geladenen Batterien.
  • Plane den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Tische und Stühle, Notenblätter, Registrierungstisch sowie Kaffee, Tee und Wasser sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereitstehen.
  • Bestelle Catering und kaufe fehlende Küchenartikel nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne für Getränke und Geschirr mit der endgültigen Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesangsworkshop planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Location, Trainer und Programm. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vorher verschickt werden, damit die Teilnehmerzahl rechtzeitig feststeht.
Was muss ich bei der Anmeldung zu einem Gesangsworkshop abfragen?
Erfasse Name, Kontaktdaten, musikalische Vorkenntnisse und Ernährungswünsche. Bitte außerdem um eine Rückmeldung bis zu einem festen Termin, etwa 14 Tage vor dem Workshop.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gesangsworkshop?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Technik, Noten und Empfang ein. Für einen Workshop mit mehreren Mikrofonen oder Beamer sind 2 Stunden Aufbauzeit sicherer.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Gesangsworkshop?
Rechne pro Person mit mindestens 0,5 bis 0,75 Litern Wasser für einen halben Tag und ergänze Kaffee oder Tee. Kaufe etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn viel gesungen wird oder der Raum warm ist.

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