Boekenmarkt organiseren: een checklist die werkt

Een boekenmarkt staat of valt met een duidelijke indeling, genoeg verkooppunten en afspraken met verkopers. Regel eerst datum, locatie, vergunningen en begroting; werk daarna aan promotie, aanmeldingen en de plattegrond. In de laatste week controleer je tafels, stroom, betaalapparaten, prijskaartjes en voorraad. Vergeet ook de koffiehoek, routeborden en een rooster voor opbouw, verkoop en opruimen niet. Met deze checklist houd je overzicht over 76 taken en 76 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Begroting en prijzen vastleggen
2 personen
Inzamelvoorwaarden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
Posters ontwerpen en afdrukken
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst bijwerken
Tafelaantallen bepalen
2 personen
Stroompunten controleren
Betaalwijze vastleggen
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Looproute en indeling tekenen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Verkopers instructies sturen
Kasgeld bestellen
Boekenkratten sorteren
4 personen
Voorraadstickers maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koffie- en theeset klaarzetten
2 personen
Contant geld controleren
2 personen
Boekendonaties ophalen
3 personen
Boeken per genre sorteren
5 personen
Boeken op prijs indelen
4 personen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen uitladen
5 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Stroomvoorziening aanleggen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkoopbalie inrichten
3 personen
Boekenkratten plaatsen
5 personen
Boeken uitstallen
6 personen
Prijskaartjes ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Boeken verkopen
4 personen
Kassa beheren
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Boeken opnieuw sorteren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verkoopvoorraad aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven boeken markeren
3 personen
Verkopers laten uitladen
3 personen

Nazorg

Boeken naar opslag brengen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Contant geld afstorten
2 personen
Restvoorraad doneren
2 personen
Verkopers informeren over opbrengst
2 personen
Bezoekers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 24
Boekenkastenaantal 6
Boekenkarrenaantal 4
Krukkenaantal 4
Tafelkleedrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Handscannersaantal 2
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Prijskaartstandaardsaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 18

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenverlichtingaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Afwasteilenaantal 6
Herbruikbare dienbladenaantal 4

Catering

Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 4
Koffiefiltersaantal 2
Boekentassenaantal 100
Kartonnen draagdozenaantal 40
Kassabonrollenaantal 12
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Kantoor

Kleefbriefjesaantal 500
Permanent markersaantal 24
Balpennenaantal 24
Schrijfblokkenaantal 6
Prijslijstenaantal 30
Registratieformulierenaantal 100
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Nietjesdozenaantal 8
Touwrollenaantal 4
Klembordenaantal 8
Etikettenaantal 1000

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Stoffer en blikaantal 2

Overig

Boekenkrattenaantal 60
Handwagensaantal 3
Spanbandenaantal 8
Paraplu'saantal 6
Kabelbindersaantal 100
Gereedschapskoffersaantal 2

Tips

Maak de verkoperslijst uiterlijk één week voor de markt definitief. Gebruik het aantal verkopers om tafels, stoelen, boekenkasten en de looproute in te delen.
Leg de betaalwijze minimaal 7 dagen vooraf vast. Test elk pinapparaat en controleer of er voldoende kasgeld en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Bereid prijskaartjes en voorraadstickers enkele dagen vooraf voor. Werk per tafel of boekencategorie, zodat bezoekers snel kunnen zoeken en vrijwilligers minder vragen krijgen.
Controleer stroompunten tijdens de locatiebezoekronde, niet pas op de opbouwdag. Noteer waar koffiezetapparaten, waterkokers, pinapparaten, ledlampen en geluidsapparatuur komen.
Plan de opbouw in blokken van minimaal 2 uur en wijs per blok vrijwilligers aan. Laat één persoon de routeborden, informatieborden en verkopersinstructies controleren voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Verstuur uitnodigingen en publiceer de inzamelvoorwaarden zodra die basis vaststaat.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Bepaal het aantal tafels op basis van het aantal verkopers en de beschikbare ruimte. Reken per verkoper minimaal één tafel en reserveer daarnaast ruimte voor kasten, boekenkarren, koffie en een vrije looproute.
Wanneer moet ik de boeken en prijskaartjes sorteren?: Sorteer de boeken en maak voorraadstickers 2 tot 3 dagen voor de markt. Bereid prijskaartjes eerder voor en controleer op de laatste dag of elke tafel prijskaartstandaards heeft.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal drie rollen per verkoopmoment: ontvangst of kassa, hulp bij de tafels en toezicht op de ruimte. Bij meerdere kassa’s of een grote markt voeg je per extra betaalpunt minstens één vrijwilliger toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.