Zo organiseer je een zakelijke receptie voor 50 gasten

Begin met de locatie, datum en het tijdvak; die bepalen hoeveel voorbereiding en personeel je nodig hebt. Werk daarna in drie lijnen: gasten en dieetwensen, catering en dranken, en de inrichting van de ruimte. Voor 50 gasten moet je vooral de registratie, koeling, koffie en doorstroming vooraf regelen. Plan op de dag zelf genoeg tijd om tafels, buffetten, naamkaartjes en het welkomstpunt klaar te zetten voordat de eerste gast binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijd bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Catering bestellen
9
Dranken bestellen
10
Indeling van de ruimte maken
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes controleren
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Meubilair klaarzetten
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Servies klaarzetten
2 personen
20
Buffettafels inrichten
3 personen
21
Drankenbar inrichten
2 personen
22
Koffiepunt inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
25
Hapjes presenteren
3 personen
26
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Jassen aannemen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
33
Buffet aanvullen
2 personen
34
Gebruikt servies afruimen
2 personen
35
Afvalbakken legen
36
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

37
Dranken en voedsel opruimen
3 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Gevonden voorwerpen verzamelen
43
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 8
Bistrotafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 12
Welkomstbord

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilaantal 2
Handveger en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de receptie, zodat je catering en naamkaartjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak de ruimte-indeling op papier voordat je meubilair klaarzet. Houd de registratietafel bij de ingang, zet het buffet niet direct naast de drankenbar en laat brede looproutes vrij voor 50 gasten.
Koel dranken ruim vóór aanvang. Zet wijn, water en andere dranken minimaal 2 uur vooraf koud en controleer of koelboxen en ijsblokbakken groot genoeg zijn voor de volledige voorraad.
Richt naast de drankenbar een apart koffiepunt in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, koffielepels en een afvalpunt bij elkaar, zodat de koffiestroom de registratie en het buffet niet blokkeert.
Doe vlak voor opening een controle met één checklist: naamkaartjes op alfabet, dieetwensen bij de catering, servies op alle uitgiftepunten en hapjes in serveerschalen met tangen. Reserveer hiervoor minstens 30 minuten nadat de locatie is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zakelijke receptie voor 50 gasten?: Reserveer de locatie en bevestig de datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de receptie en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een receptie voor 50 personen op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur op locatie voor meubilair, registratie, buffet, dranken, koffie en versiering. Houd daarna nog 30 minuten over voor de laatste controle van catering, naamkaartjes en koeling.
Wanneer moet je de catering voor 50 gasten bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en datum vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de receptie door.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een zakelijke receptie van 50 gasten?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 drankje per persoon per uur. Voor een receptie van 2 uur komt dat neer op circa 150 tot 200 drankjes, afhankelijk van het tijdstip en de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.