Geschäftlichen Empfang für 50 Gäste planen
Bei einem geschäftlichen Empfang für 50 Gäste entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Location, Termin und Einladungen, kläre danach Anmeldungen und Ernährungswünsche und bestelle erst dann Catering und Getränke. Plane Steh- und Bistrotische so, dass Gespräche möglich bleiben und der Registrierungstisch nicht im Eingangsweg steht. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem feste Zeiten fürs Kühlen, Eindecken und die letzte Kontrolle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen bestätigen
- 8
Catering bestellen
- 9
Getränke bestellen
- 10
Raumaufteilung erstellen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks prüfen
2 Personen
- 15
Location öffnen
2 Personen
- 16
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 19
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 20
Buffettische einrichten
3 Personen
- 21
Getränkebar einrichten
2 Personen
- 22
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Namensschilder bereitlegen
- 25
Snacks präsentieren
3 Personen
- 26
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 27
Gäste empfangen
2 Personen
- 28
Jacken entgegennehmen
- 29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 30
Snacks servieren
3 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
- 33
Buffet auffüllen
2 Personen
- 34
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
- 35
Mülleimer leeren
- 36
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
- 38
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Raum reinigen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Fundsachen sammeln
- 43
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 44
Abfall entsorgen
2 Personen
- 45
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 8
- BistrotischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 30
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 12
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 12
- Willkommensschild
Reinigung
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Termin und Location mindestens 6 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob 50 Gäste, Buffettische, Getränkebar, Kaffeebereich und ein separater Registrierungstisch tatsächlich Platz finden.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Empfang und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Allergien, vegetarische Wünsche und besondere Ernährungsanforderungen.
- Bestelle Catering und Getränke erst nach der ersten Anmeldeauswertung, aber spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Wasser zusätzlich bereit.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein. Stelle zuerst Möbel und Tische auf, richte danach Registrierung, Buffet, Getränkebar und Kaffeebereich ein und kühle die Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn.
- Bereite Namensschilder am Vortag alphabetisch vor und lege Stifte am Registrierungstisch bereit. Prüfe 30 Minuten vor Einlass Teller, Gläser, Besteck, Servierzangen, Karaffen, Kaffeemaschinen und die Präsentation der Snacks.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen geschäftlichen Empfang für 50 Gäste planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Location und Datum. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vorher verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig auswerten kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für 50 Gäste bei einem Empfang?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person, also ungefähr 100 bis 150 Getränke. Zusätzlich solltest du ausreichend Wasser einplanen und Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kühlen.
- Wie viel Aufbauzeit braucht ein Empfang für 50 Personen?
- Rechne mit mindestens 3 Stunden, wenn Möbel, Registrierungstisch, Buffet, Getränkebar und Kaffeebereich vorbereitet werden müssen. Öffne die Location möglichst 30 Minuten vor Einlass für eine letzte Kontrolle.
- Wann sollte man Namensschilder und Anmeldeliste vorbereiten?
- Bereite Namensschilder und Anmeldeliste am Vortag vor, sobald die Rückmeldefrist abgelaufen ist. Sortiere die Schilder alphabetisch und lege mindestens 30 Minuten vor Einlass Stifte am Registrierungstisch bereit.
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