Cómo organizar una recepción corporativa para 50 invitados
Para una recepción corporativa de 50 invitados, empieza por cerrar el lugar, la fecha y el horario antes de preparar cualquier detalle. Después gestiona las confirmaciones, recoge las preferencias dietéticas y encarga comida y bebidas con margen. La distribución debe separar claramente el registro, el buffet, la barra y el café para evitar colas. El día del evento, reserva tiempo para enfriar bebidas, montar el mobiliario y comprobar que todo está listo antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar fecha y hora
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Pedir el catering
- 9
Pedir bebidas
- 10
Distribuir el espacio
- 11
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Comprobar los aperitivos
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Montar el mobiliario
3 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Montar la mesa de registro
2 personas
- 19
Preparar la vajilla
2 personas
- 20
Montar mesas de buffet
3 personas
- 21
Montar la barra de bebidas
2 personas
- 22
Montar el punto de café
2 personas
- 23
Colgar la decoración
2 personas
- 24
Preparar tarjetas con nombres
- 25
Presentar los aperitivos
3 personas
- 26
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 27
Recibir a los invitados
2 personas
- 28
Recibir abrigos
- 29
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 30
Servir aperitivos
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Servir café y té
- 33
Reponer el bufé
2 personas
- 34
Retirar la vajilla usada
2 personas
- 35
Vaciar los contenedores de basura
- 36
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 37
Retirar bebidas y comida
3 personas
- 38
Desmontar mesas y sillas
3 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Limpiar el espacio
3 personas
- 41
Retirar la decoración
2 personas
- 42
Recoger objetos perdidos
- 43
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 44
Retirar los residuos
2 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas bistrocant. 6
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharones de servircant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 12
- Cartel de bienvenida
Limpieza
- Cubo de limpiezacant. 2
- Fregonacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el horario antes de enviar las invitaciones. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de confirmación para poder ajustar el catering.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y vuelve a confirmar el número final varios días antes. No encargues el catering basándote solo en las invitaciones enviadas: calcula con las confirmaciones recibidas.
- Distribuye el espacio en cuatro zonas: registro, buffet, bebidas y café. Mantén el registro cerca de la entrada y deja paso libre entre las mesas altas, las mesas bistro y las zonas de servicio.
- Enfría las bebidas con suficiente antelación y coloca copas de vino, vasos de agua y jarras antes de que lleguen los invitados. Las neveras portátiles y las cubiteras deben estar preparadas antes de abrir la ubicación.
- Haz una comprobación final justo antes de la recepción: tarjetas de nombre, bolígrafos, aperitivos, café, vajilla y señalización. Reserva al menos 30 minutos para corregir faltantes sin hacerlo delante de los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción corporativa para 50 personas?
- Empieza al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja los últimos 3 a 5 días para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades del catering.
- ¿Cuándo se debe confirmar el número de invitados?
- Pide las confirmaciones hasta 5 o 7 días antes de la recepción. Revisa entonces el número final y las necesidades dietéticas antes de cerrar el pedido de comida y bebidas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la recepción?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar 50 plazas, según el lugar y el mobiliario disponible. El montaje incluye mesas, registro, buffet, barra, café, vajilla, decoración y bebidas frías.
- ¿Cómo evitar colas en una recepción corporativa para 50 invitados?
- Coloca la mesa de registro junto a la entrada y separa físicamente buffet, bebidas y café. Prepara dos puntos de servicio para las zonas con más demanda y deja los aperitivos listos antes de la llegada.
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