Zo organiseer je een zakelijk ontbijt zonder stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, catering en ruimte reserveren en het programma vastleggen. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat labels en geschikte ontbijtopties klaarstaan. Controleer vervolgens presentatiebestanden, naamkaartjes en alle benodigdheden. Op de ochtend zelf draait het vooral om een logische opbouw: eerst de ruimte, tafels en stoelen, daarna koffie, buffet en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Catering reserveren
7
Ruimte reserveren
8
Programma vastleggen
9
Presentatiebestanden verzamelen
10
Naamkaartjes maken
11
Dieetlabels voorbereiden
12
Boodschappen controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Versproducten controleren
15
Dranken koelen
16
Tafelschikking bepalen
17
Locatie openen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Tafellinnen leggen
2 personen
22
Buffet opbouwen
3 personen
23
Koffieapparatuur aansluiten
24
Koffie en thee bereiden
2 personen
25
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
26
Fruit en yoghurt klaarzetten
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Presentatie testen
29
Ontvangsttafel inrichten

Event

30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Aanwezigheid registreren
32
Ontbijt serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet netjes houden
2 personen
35
Dieetvragen beantwoorden
36
Programma aankondigen
37
Spreker begeleiden
38
Koffiepauze aanvullen
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Etensresten afvoeren
2 personen
41
Servies verzamelen
2 personen
42
Buffet afbreken
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Apparatuur schoonmaken
46
Ruimte schoonmaken
2 personen
47
Afval wegbrengen
48
Presentatiemateriaal inpakken
49
Overgebleven voedsel verpakken
50
Huurmaterialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kledingrekken

Servies

Ontbijtbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Theeglazenaantal 20
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Theelepelsaantal 40
Serveerbestekaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Broodmandenaantal 4
Botervlotenaantal 2
Waterkannenaantal 4
Sapdispensersaantal 2

Keuken

Broodmesaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudplaataantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatiescherm
HDMI-kabel

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 36
Naamkaartjesaantal 36
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afvalzakhoudersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bevestiging van aanmeldingen uiterlijk één week voor het ontbijt. Dan weet je hoeveel stoelen, borden, kopjes en ontbijtporties nodig zijn en kun je openstaande dieetwensen nog navragen.
Reserveer de ruimte en catering voordat je het programma definitief maakt. Houd voor ontvangst, ontbijt en eventuele presentatie samen een duidelijk tijdschema aan, zodat de koffie niet pas tijdens het eerste onderdeel klaarstaat.
Controleer presentatiebestanden minimaal 24 uur vooraf en verzamel ze op één apparaat of locatie. Test op de ochtend zelf de aansluiting van het koffiezetapparaat en andere apparatuur voordat gasten binnenkomen.
Zet dieetlabels naast de betreffende schalen en houd speciale opties fysiek gescheiden van regulier brood en beleg. Een losse notitie op de gastenlijst is onvoldoende zodra meerdere mensen tegelijk bij het buffet staan.
Begin de opbouw minstens 60 minuten voor ontvangst. Ventileer de ruimte, plaats eerst tafels en stoelen, leg daarna tafellinnen en servies neer en sluit vervolgens koffieapparatuur en water- en sapvoorziening aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een zakelijk ontbijt te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor een ontbijt met catering en een presentatie. Plan de definitieve aantallen, dieetwensen en zaalopstelling uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een zakelijk ontbijt versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het ontbijt, zodat catering, naamkaartjes en dieetlabels op tijd kunnen worden voorbereid.
Hoe lang van tevoren moet je een zakelijk ontbijt opbouwen?: Begin minstens 60 minuten voor de ontvangst met de opbouw. Reserveer extra tijd als je een buffet, koffiezetapparaat, presentatieapparatuur en meerdere tafelschikkingen moet klaarzetten.
Wat moet je regelen voor dieetwensen bij een zakelijk ontbijt?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Bereid daarna herkenbare dieetlabels voor en leg aangepaste producten apart bij het buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.