Geschäftsfrühstück organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Geschäftsfrühstück wirkt unkompliziert, scheitert aber oft an fehlenden Rückmeldungen, unklaren Ernährungswünschen oder kaltem Kaffee. Beginne deshalb mit Gästeliste, Raum und Catering und lege danach Programm und Technik fest. Drei bis fünf Tage vorher prüfst du Anmeldungen, Präsentationen und Sonderkost. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Lüften, Tischaufbau, Buffet und die Kaffeeausrüstung, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anmeldungen bestätigen
- 6
Catering reservieren
- 7
Raum reservieren
- 8
Programm festlegen
- 9
Präsentationsdateien zusammentragen
- 10
Namensschilder erstellen
- 11
Diätetiketten vorbereiten
- 12
Einkäufe prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Frischprodukte kontrollieren
- 15
Getränke kühlen
- 16
Tischanordnung festlegen
- 17
Location öffnen
- 18
Raum lüften
- 19
Tische aufstellen
2 Personen
- 20
Stühle aufstellen
2 Personen
- 21
Tischwäsche auflegen
2 Personen
- 22
Buffet aufbauen
3 Personen
- 23
Kaffeeausrüstung anschließen
- 24
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 25
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 26
Obst und Joghurt bereitstellen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Präsentation testen
- 29
Empfangstisch einrichten
Event
- 30
Gäste empfangen
2 Personen
- 31
Anwesenheit erfassen
- 32
Frühstück servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 35
Diätfragen beantworten
- 36
Programm ankündigen
- 37
Den Redner begleiten
- 38
Kaffeepause auffüllen
2 Personen
- 39
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Essensreste entsorgen
2 Personen
- 41
Geschirr sammeln
2 Personen
- 42
Buffet abbauen
2 Personen
- 43
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Geräte reinigen
- 46
Raum reinigen
2 Personen
- 47
Müll entsorgen
- 48
Präsentationsmaterial einpacken
- 49
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
- 50
Mietmaterial zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- FrühstückstellerAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- WassergläserAnz. 40
- TeegläserAnz. 20
- MesserAnz. 40
- GabelnAnz. 40
- TeelöffelAnz. 40
- ServierbesteckAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 3
- MilchkannenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 4
- ButterspießeAnz. 2
- WasserkannenAnz. 4
- SaftspenderAnz. 2
Küche
- BrotmesserAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteplatteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Präsentationsbildschirm
- HDMI-Kabel
Dekoration
- TischläuferAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 36
- NamensschilderAnz. 36
- SpeisekartenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- MüllbeutelhalterAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- PutzlappenAnz. 12
- Handfeger und Kehrblech
- Wischmopp und Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von sieben Tagen. So bleibt Zeit, Rückmeldungen zu bestätigen und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
- Plane das Frühstücksbuffet so, dass Gäste Teller, Besteck und Servierbesteck ohne Gegenverkehr erreichen. Brot, Belag und Frischprodukte gehören erst kurz vor Beginn auf den Tisch.
- Lege das Programm spätestens eine Woche vorher fest und sammle alle Präsentationsdateien drei Tage vor dem Frühstück. Öffne die Dateien am Vorabend noch einmal auf dem vorgesehenen Präsentationsgerät.
- Rechne beim Aufbau mit mindestens 90 Minuten: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Tischwäsche auflegen und Buffet einrichten. Prüfe dabei auch Namensschilder, Diätetiketten und den Empfangstisch.
- Schließe Kaffeemaschine und Wasserkocher vor dem Eintreffen der Gäste an und stelle Kaffee, Tee, Milch und Zucker bereit. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt sein; warmes Wasser und volle Wasserkannen gehören zur letzten Kontrolle.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschäftsfrühstück planen?
- Beginne mindestens drei Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Raum und Catering. Sieben Tage vor dem Termin sollten die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sein.
- Wann sollte man die Gäste zu einem Geschäftsfrühstück einladen?
- Verschicke die Einladung etwa drei Wochen vor dem Termin und nenne eine verbindliche Rückmeldefrist sieben Tage vorher. So kannst du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch rechtzeitig bestätigen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Geschäftsfrühstück?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Tischwäsche und Kaffeeausrüstung ein. Bei unbekannter Location sind zwei Stunden sicherer, besonders wenn Technik oder Mobiliar erst gesucht werden müssen.
- Wann sollte das Catering für ein Geschäftsfrühstück feststehen?
- Reserviere das Catering möglichst drei Wochen vorher und übermittle die endgültige Teilnehmerzahl sowie Sonderkost spätestens sieben Tage vor dem Termin. Frischprodukte und gekühlte Getränke kontrollierst du am Veranstaltungstag.
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