Organiser un petit-déjeuner d’affaires sans rien oublier

Un petit-déjeuner d’affaires se prépare dans un ordre précis : confirmer les participants, réserver la salle et le traiteur, puis régler le programme et l’accueil. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de finaliser les quantités. La veille, vérifiez les produits frais, refroidissez les boissons et rassemblez les présentations. Le matin même, prévoyez l’ouverture et l’aération de la salle, l’installation du buffet et la mise en route du café avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Réserver le catering
7
Réserver la salle
8
Définir le programme
9
Rassembler les fichiers de présentation
10
Créer des badges nominatifs
11
Préparer les étiquettes de régime
12
Vérifier les courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les produits frais
15
Refroidir les boissons
16
Définir la disposition des tables
17
Ouvrir le lieu
18
Aérer la salle
19
Installer les tables
2 personnes
20
Installer les chaises
2 personnes
21
Installer le linge de table
2 personnes
22
Monter le buffet
3 personnes
23
Brancher la machine à café
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
26
Préparer les fruits et les yaourts
27
Préparer les badges nominatifs
28
Tester la présentation
29
Aménager la table d'accueil

Événement

30
Accueillir les invités
2 personnes
31
Enregistrer la présence
32
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
35
Répondre aux questions diététiques
36
Annoncer le programme
37
Accompagner l’intervenant
38
Réapprovisionner la pause café
2 personnes
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Évacuer les restes alimentaires
2 personnes
41
Rassembler la vaisselle
2 personnes
42
Démonter le buffet
2 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer le matériel
46
Nettoyer l’espace
2 personnes
47
Évacuer les déchets
48
Emballer le matériel de présentation
49
Emballer les restes
50
Retourner les matériels de location

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portants à vêtements

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à théqté 20
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillères à caféqté 40
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Corbeilles à painqté 4
Bateaux à beurreqté 2
Carafes d’eauqté 4
Distributeurs de jusqté 2

Cuisine

Couteau à painqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 2
Pinces de serviceqté 4

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Plaque de maintien au chaudqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Écran de présentation
Câble HDMI

Décoration

Chemins de tableqté 6
Porte-nomsqté 36
Badges nominatifsqté 36
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Supports de sacs poubelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelle
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et confirmer les présences. Demandez les régimes alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille.
Réservez la salle et le traiteur avant de fixer les quantités finales. Pour le buffet, prévoyez un espace séparé pour les assiettes, les couverts, le pain, les garnitures et les boissons afin d’éviter les files d’attente.
Préparez le programme et rassemblez les fichiers de présentation au moins 24 heures avant l’accueil. Testez aussi les branchements nécessaires avant l’ouverture de la salle.
La veille, vérifiez les courses, les produits frais et les boissons à refroidir. Placez les étiquettes de régime avec les plats concernés et préparez les badges nominatifs.
Le jour J, ouvrez et aérez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée prévue. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, la machine à café, le thé, le pain et les garnitures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un petit-déjeuner d’affaires ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de réserver la salle et le traiteur, puis de recueillir les besoins alimentaires.
Quand faut-il demander les régimes alimentaires des participants ?: Posez la question dès l’envoi de l’invitation et clôturez les réponses au moins 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi confirmer les quantités et préparer les étiquettes adaptées.
À quelle heure faut-il installer la salle avant un petit-déjeuner d’affaires ?: Ouvrez la salle environ 60 minutes avant l’arrivée des invités. Comptez ce temps pour aérer, installer les tables et les chaises, monter le buffet et préparer le café et le thé.
Que faut-il vérifier la veille d’un petit-déjeuner d’affaires ?: Vérifiez les courses, les produits frais, les boissons, les badges et les fichiers de présentation. Refroidissez les boissons et contrôlez le matériel au plus tard la veille au soir.

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