Yaldaviering organiseren: checklist van uitnodiging tot ontvangst

Een Yaldaviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een feestelijk buffet. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en het programma met muziek en gedichten. Op de dag zelf komen daar verse boodschappen, fruit, hapjes, tafelschikking, verlichting en techniek bij. Deze checklist zet de 44 taken en 39 spullen in een praktische volgorde, zodat je niet op het laatste moment nog servies, verlengsnoeren of koude dranken moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Programma voor de avond maken
2 personen
Muziek en gedichten selecteren
2 personen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
Decoratie controleren
Apparatuur testen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Verse boodschappen doen
2 personen
Fruit wassen en koelen
2 personen
Noten en gedroogd fruit portioneren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafels indekken
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Yaldaverhaal toelichten
Gedichten voordragen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Fruit en noten serveren
2 personen
Thee en koffie serveren
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Eten en afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Rood tafellinnenaantal 8
Decoratieve granaatappelsaantal 12
Decoratieve schalenaantal 6
Papieren waaiersaantal 20
Fotolijstjesaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Glazen windlichtenaantal 12
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukenkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 2
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 12
Vuilnisbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en verwerk ze vóór je het menu en de hoeveelheden vastlegt. Bevestig de aanmelding daarna opnieuw, zodat je weet voor hoeveel mensen je kookt.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten komen. Een korte proef met het programma voorkomt dat muziek of gedichten tijdens de ontvangst stilvalt.
Doe niet-bederfelijke boodschappen eerder en plan verse boodschappen pas kort voor de viering. Was het fruit en zet het gekoeld weg, zodat je tijdens de laatste uren alleen nog hoeft op te bouwen.
Leg per gast een dinerbord, dessertbord, kommetje, waterglas en bestekset klaar en tel extra servies mee voor morsen of een tweede ronde. Controleer ook of er genoeg serveerschalen, tangen en lepels zijn voor het buffet.
Richt eerst de ontvangsttafel en kapstokken in en bouw daarna buffet en zitplaatsen op. Zet dranken koud, koffie en thee apart klaar en plaats LED-kaarsen of windlichten pas nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Yaldaviering organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, locatie en aanmeldingen. Plan menu, programma en boodschappen uiterlijk 1 week van tevoren; verse boodschappen en de opbouw volgen op de dag zelf.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een Yaldaviering?: Bepaal de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel dieetwensen apart mee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur van de avond.
Wanneer moet ik de verse boodschappen voor Yalda doen?: Doe verse boodschappen op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder als ze goed gekoeld kunnen worden bewaard. Was fruit na thuiskomst, koel het en portioner noten en gedroogd fruit vóór de gasten arriveren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minstens 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, servies, decoratie, verlichting en techniek. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor een laatste controle van het programma, de dranken en de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.