Workshopdag organiseren: een complete checklist

Een workshopdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een ruimte. Je moet aanmeldingen, dieetwensen en begeleiders op tijd vastleggen, terwijl techniek en workshopmateriaal afzonderlijk gecontroleerd worden. Op de dag zelf helpen een ingerichte ontvangstbalie, duidelijke wegwijzers en naamkaartjes om de start rustig te laten verlopen. Gebruik de checklist om eerst de inhoud en reserveringen te regelen, daarna de materialen en tot slot de opbouw en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
Reserveringen maken
Workshopbegeleiders informeren
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Workshopmateriaal controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialenkisten inpakken
2 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Ruimte klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering uitstallen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening en programma toelichten
Workshops begeleiden
4 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afsluiting verzorgen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek loskoppelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 50

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-overaantal 2
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Stiften voor naamkaartjesaantal 10

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 60
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 10
A4-papieraantal 500
Schaaraantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Kleurstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen vóór de workshop door aan de catering of degene die boodschappen doet.
Controleer de techniek minimaal 1 dag vooraf: sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, stekkerdozen en verlengkabels aan en test ook het geluid met microfoon of draagbare speakers.
Pak workshopmaterialen per onderdeel in aparte kisten in. Leg flip-over, stiften en overige materialen vóór de start op de juiste tafels, zodat begeleiders niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Plan de opbouw minstens 90 minuten vóór de eerste deelnemer. Zet tafels en stoelen neer, richt het koffiepunt in met kopjes, koffielepels, waterkannen en thermoskannen en plaats de catering pas daarna.
Maak de ontvangstbalie compleet met deelnemerslijst, naamkaartjes, naamkaartjeshouders en stiften. Zet wegwijzerborden bij de ingang en geef in de opening kort het programma en de praktische afspraken aan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, reserveringen en het programma. Bevestig begeleiders en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf; druk de deelnemerslijst en maak de naamkaartjes in de laatste 2 dagen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en ontvangstvoorbereiding. Reken extra tijd als je meerdere tafelschikkingen, een beamer, projectiescherm, microfoon en catering moet testen.
Wat moet ik voor een workshopdag aan techniek controleren?: Test uiterlijk 1 dag vooraf de laptop, beamer, HDMI-kabel, projectiescherm, stekkerdozen, verlengkabels en het geluid. Neem op de dag zelf 30 minuten vóór de opening nog een korte controle door, omdat kabels of instellingen bij het aansluiten kunnen veranderen.
Wanneer moet ik catering en drank voor een workshopdag regelen?: Leg het aantal deelnemers en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vóór de workshop vast. Koel dranken de avond ervoor en richt het koffiepunt en de catering minstens 30 minuten vóór de ontvangst in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.