Checklist para organizar un Día de talleres sin imprevistos
Un Día de talleres requiere coordinar participantes, monitores, materiales y varias zonas del espacio. Empieza por cerrar el programa y las inscripciones; después confirma necesidades dietéticas, reservas y presentaciones. Durante los últimos días, revisa la técnica, prepara las cajas de materiales y deja listas las identificaciones. El día del evento, la recepción, el café, el catering y cada mesa deben estar preparados antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa
Hacer reservas
Informar a los monitores del taller
Imprimir la lista de participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar el material del taller
2 personas
Recopilar las presentaciones
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Empacar las cajas de materiales
2 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Preparar el espacio
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar materiales del taller
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el catering
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar la apertura y el programa
Guiar talleres
4 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Gestionar el cierre
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Ordenar el espacio
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar la técnica
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de recepción
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 50
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Pizarra de hojascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Cuencoscant. 12
- Termoscant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 50
- Mantelescant. 8
- Señales de orientacióncant. 6
- Rotuladores para tarjetas de nombrecant. 10
Material del taller
- Bloc de notascant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Papel para rotafoliocant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Notas adhesivascant. 10
- Papel A4cant. 500
- Tijerascant. 12
- Barras de pegamentocant. 12
- Rotuladores de colorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de informar a los monitores y recopilar sus presentaciones. Así puedes imprimir una única versión para la apertura y evitar cambios de última hora.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no la víspera. Haz una lista final y sepárala del resto de la información de participantes para entregarla al servicio de catering.
- Prepara una caja por taller con sus materiales y comprueba cada una al menos 24 horas antes. Incluye también rotuladores, pizarra de hojas y cualquier adaptador o cable necesario.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, los altavoces y el micrófono en la misma sala donde se usarán. Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la llegada para volver a comprobar las conexiones.
- Monta la recepción, el punto de café y el catering antes de abrir las puertas. Deja las tarjetas con nombres, la lista impresa y las señales de orientación en lugares visibles para que la entrada no dependa de una sola persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para un Día de talleres?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones y reservas. Cierra la lista de participantes aproximadamente 5 días antes para poder preparar nombres, materiales y catering.
- ¿Cuánto material preparar para cada taller?
- Prepara un conjunto completo por participante inscrito y añade entre 2 y 3 unidades de reserva para consumibles o pérdidas. Comprueba las cajas al menos 24 horas antes de empezar.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar la sala?
- Empieza el montaje entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Dedica los primeros 30 minutos a mesas y sillas y deja al menos otros 30 para técnica, café, catering y señalización.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir la recepción?
- Ten lista la lista de participantes, las tarjetas con nombres, el programa, las señales de orientación y el acceso al espacio. Haz una última revisión 15 minutos antes de la hora de llegada.
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