La checklist pour organiser une journée d’atelier

Une journée d’atelier réussie se prépare par étapes, des inscriptions jusqu’à l’accueil sur place. Cette checklist vous aide à suivre les participants, confirmer le programme, coordonner les animateurs et préparer une salle fonctionnelle. Prévoyez aussi le matériel technique, les badges, les boissons et les encas : ce sont souvent les détails qui prennent du temps au dernier moment. Commencez les vérifications finales au moins 48 heures avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme
Faire les réservations
Informer les animateurs d’atelier
Imprimer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Emballer les caisses de matériel
2 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Préparer la salle
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le catering en place
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Assurer la clôture

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 50

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Paperboardqté 2
Glacièresqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Petits bolsqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 50
Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Feutres pour badges nominatifsqté 10

Matériel d'atelier

Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Papier pour chevaletqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Post-itqté 10
Papier A4qté 500
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Feutres de couleurqté 12
Ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux participants, puis traitez les inscriptions au fil de l’eau. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes pratiques.
Confirmez le programme avec chaque animateur 5 à 7 jours avant la journée. Rassemblez les présentations sur un seul ordinateur et testez le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les enceintes avant l’arrivée du groupe.
Préparez les badges, la liste imprimée des participants et l’espace d’accueil la veille. Gardez quelques porte-noms vierges et des feutres pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis prévoyez de l’eau disponible toute la journée. Refroidissez les boissons à l’avance et installez le point café ainsi que les encas avant l’ouverture.
Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour vérifier l’accès, installer les tables et les chaises, brancher la technique et disposer le matériel de chaque atelier. Gardez les rallonges, multiprises et câbles regroupés dans une caisse facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’atelier ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et confirmer les animateurs. Réservez les derniers 2 jours aux achats, à l’impression des listes et à la vérification du matériel.
Quand confirmer le programme d’une journée d’atelier ?: Confirmez le programme avec les animateurs 5 à 7 jours avant l’événement. Faites une dernière vérification la veille pour intégrer les changements d’horaires, de salle ou de présentation.
Combien de boissons prévoir pour une journée d’atelier ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne toutes les deux heures. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et refroidissez les boissons au plus tard la veille.
À quelle heure installer une journée d’atelier ?: Commencez l’installation 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet de préparer les tables, les chaises, le comptoir d’accueil, le café, le catering et les tests techniques sans réduire le temps consacré aux imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.