Workshopavond organiseren: een checklist die werkt

Een workshopavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een ruimte. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en werkplekken klaarzetten. Ook presentatieapparatuur, werkbladen en kleine materialen zoals pennen en naamkaartjes worden snel vergeten. Werk daarom terug vanaf de avond zelf: bevestig eerst de inhoud en deelnemers, regel daarna boodschappen en materialen en richt de ruimte pas als laatste in. Zo houd je overzicht en start de workshop zonder zoekwerk of ontbrekende spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopthema vastleggen
2 personen
Docent bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Reservering bevestigen
Programma uitwerken
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie klaarzetten
Naamkaartjes schrijven
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop introduceren
Workshop begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes en maaltijd serveren
3 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Tweede workshopronde begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Locatie afsluiten
Leenmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kapstok

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overbord
Flip-overpapieraantal 2
Whiteboardstiftenaantal 2
Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Scharenaantal 15
Lijmstiftenaantal 30
Gekleurd papieraantal 5
Naamkaartjesaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Routebordjesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste deelnemersbevestiging uiterlijk 3 dagen voor de workshopavond. Controleer dan meteen dieetwensen, het definitieve aantal personen en of de locatie nog correct is gereserveerd.
Leg werkbladen, notitieblokken, balpennen en naamkaartjes per werkplek klaar. Reken voor elk van de 49? deelnemers op één exemplaar en neem enkele extra sets mee voor fouten of onverwachte aanmeldingen.
Test beamer, laptop, projectiescherm en verlengkabels minimaal 2 uur voor de start. Sluit de presentatie aan voordat deelnemers binnenkomen; een ontbrekende stekkerdoos of verkeerde kabel kost snel de eerste 15 minuten.
Zet koffie, water en servies vóór de ontvangst klaar. Gebruik waterkannen en koffiekopjes op een vaste plek en zet dieetmaaltijden apart, met een duidelijke aanduiding zodat ze niet per ongeluk worden uitgedeeld.
Haal de locatiesleutels op tijd op en reserveer 60 tot 90 minuten voor de inrichting. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen neer, maak werkplekken en controleer daarna pas de presentatie- en workshopmaterialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een workshopavond organiseren?: Leg locatie, thema en docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een workshopavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren. Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de workshopavond, zodat je deelnemers kunt bevestigen en boodschappen en dieetmaaltijden kunt regelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, werkplekken en materialen. Reserveer daarnaast 30 minuten extra als je een beamer, projectiescherm, laptop en flip-over moet aansluiten en testen.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een workshopavond?: Controleer 2 uur voor de start de presentatieapparatuur, werkbladen, naamkaartjes, pennen en materialen per werkplek. Zet koffie, water, servies en eventuele dieetmaaltijden uiterlijk 30 minuten voor ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.