La checklist complète pour organiser une soirée d’atelier

Une soirée d’atelier demande plus qu’une réservation et quelques invitations. Il faut coordonner l’intervenant, les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme et le matériel de travail. Cette checklist de 49 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix du lieu jusqu’à l’installation de la salle. Vous y trouverez aussi les 34 fournitures à prévoir pour que chaque participant puisse travailler dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le thème de l’atelier
2 personnes
Confirmer l'intervenant
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Confirmer la réservation
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer la présentation
Écrire les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
Récupérer les clés du lieu
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager les postes de travail
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l'atelier
Animer l’atelier
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks et le repas
3 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Animer le deuxième atelier
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Saladiers de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Panneau de paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 2
Feuilles de travailqté 40
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 40
Ciseauxqté 15
Bâtons de colleqté 30
Papier de couleurqté 5
Badges nominatifsqté 40

Décoration

Nappesqté 6
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et l’intervenant avant d’envoyer les invitations : sans ces deux confirmations, le formulaire d’inscription risque de devoir être corrigé ou renvoyé.
Fermez les inscriptions assez tôt pour confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et mettre les repas spéciaux de côté au moins 48 heures avant la soirée.
Préparez les feuilles de travail, la présentation et les badges nominatifs avant le jour J. Prévoyez au moins un exemplaire de chaque support par participant, plus 2 ou 3 copies de secours.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du groupe. Un test de 20 minutes permet de repérer un câble manquant ou une prise mal placée.
Arrivez environ 90 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, aménager les postes de travail et préparer le matériel de l’atelier. Gardez les clés et le plan d’installation avec vous.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d’atelier ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer l’intervenant, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et préparer le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’atelier ?: Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 5 à 7 jours avant la soirée. Vous pourrez ainsi confirmer les participants et les besoins alimentaires avant les achats.
Quand préparer le matériel d’un atelier ?: Triez les matériaux et vérifiez la liste des courses 3 à 5 jours avant. Préparez ensuite les feuilles, badges, blocs-notes et postes de travail la veille, puis faites un contrôle final le jour même.
Combien de temps faut-il pour installer une salle d’atelier ?: Comptez environ 90 minutes pour aérer, installer les tables et les chaises, organiser les postes de travail, brancher le matériel de présentation et disposer les fournitures. Ajoutez 20 minutes si vous devez tester le vidéoprojecteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.