Workshopabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Raum und bestätige die Buchung spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Workshopabend. Kläre dabei auch, wann du den Schlüssel abholen kannst und wie viele Tische und Stühle verfügbar sind.
• Öffne das Anmeldeformular mindestens 14 Tage vorher und frage Ernährungswünsche direkt ab. Bestätige die Teilnehmer spätestens drei Tage vor dem Termin, damit du Diätmahlzeiten separat bereitstellen kannst.
• Lege Programm, Präsentation und Arbeitsblätter mindestens eine Woche vorher fertig. Drucke zusätzlich ein Exemplar pro Teilnehmer und einige Ersatzblätter aus, damit fehlende oder beschädigte Unterlagen kein Problem werden.
• Prüfe die Technik am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Schließe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel an und teste die Präsentation einmal vollständig.
• Richte für jede Person einen Arbeitsplatz mit Notizblock, Kugelschreiber und den benötigten Workshopmaterialien ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und lege Namensschilder vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Workshopabend planen?

Beginne etwa drei bis vier Wochen vorher mit Raum, Thema und Dozent. Die Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.

Wann sollte ich die Teilnehmer eines Workshopabends bestätigen?

Bestätige die Teilnehmer spätestens drei Tage vor dem Workshopabend. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche erfasst und separate Diätmahlzeiten eingeplant sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Workshopabend?

Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Arbeitsplätze und Technik ein. Beamer, Laptop und Präsentation solltest du nicht erst kurz vor Beginn testen, sondern vor dem Eintreffen der Teilnehmer vollständig anschließen.

Was braucht jeder Teilnehmer beim Workshopabend?

Bereite pro Person einen Sitzplatz, ein Namensschild, einen Notizblock und einen Kugelschreiber vor. Lege die Arbeitsblätter und weitere Materialien passend zum Programm dazu; fünf bis zehn Ersatzsets verhindern Engpässe.

Ähnliche Pläne

• Abend zur Kreislaufwirtschaft organisieren: die Checkliste
• Einkaufszettel für den Abend zur Kreislaufwirtschaft
• Einen Abend zur Kreislaufwirtschaft sinnvoll organisieren
• Animationsfestival organisieren: die praktische Checkliste